A importância de saber administrar o tempo é tão grande que uma das
principais funções de um gerente de projeto é planejar e administrar o tempo da
sua equipe. Afinal, sem um bom planejamento, um projeto corre grandes riscos de
extrapolar o ‘deadline’ e gastar mais
investimentos que o planejado. Um bom gerente tem o tempo sempre sobre
controle, termina o projeto no prazo, o entrega dentro do orçamento e deixa o
cliente muito satisfeito e sua equipe mais realizada.
Terminar no prazo
A
primeira regra de ouro da gerência de projeto é esta, terminar o projeto no
prazo previsto, deve ser por isso que ela é a mais difícil de cumprir. Afinal,
por mais que haja um planejamento muito bem elaborado para o desenvolvimento do
projeto, sempre acontecerão mudanças de cenário que exigirão uma rápida
reorganização. Um bom gerente planeja todos os seus passos, mas também é capaz
de mudá-los rapidamente se necessário. O ideal é que sempre exista uma
estratégia de mudança rápida, como por exemplo, o desenvolvimento de um
controle de alteração. É possível designar uma equipe que esteja preparada para
agir rapidamente caso o projeto precise de mudanças. Assim os riscos de
extrapolar o prazo de entrega do objetivo serão mantidos sempre dentro de um
controle.
Esteja sempre
preparado para mudar
Como já foi dissemos anteriormente, é preciso estar sempre preparado
para reorganizar um projeto. Então calcule riscos, planeja bem e tenha sempre
uma solução rápida para reformular o cronograma e terminar o projeto a tempo e
dentro da verba.
Tenha uma agenda
clara
Antes de designar funções e iniciar um projeto tenha um escopo muito
claro das ‘deadlines’, dos objetivos e das estratégias.
Faça um cronograma, apresente-o à sua equipe e deixe-o disponível para
consulta. Faça uma pesquisa de ferramentas que ajudam no gerenciamento deste
tempo e coloque-as em prática com sua equipe. O KanBan e a Técnica
Pomodoro, por exemplo, são duas ferramentas muito úteis para
administrar o tempo e aumentar a produtividade da sua equipe.
Faça reuniões em pé
Já que é preciso sempre acompanhar o desenvolvimento da equipe, que tal
se não consumirmos muito o tempo deles com reuniões que nunca acabam. Uma
solução para isso é fazer reuniões semanais rápidas em pé. Essa é uma técnica
onde as pessoas dizem rapidamente o que elas já realizaram e o que pretendem
realizar durante a semana, e a reunião é mais rápida justamente porque estão
todos em pé. Se estivessem todos sentados o encontro com certeza ficaria mais
confortável e poderia se estender muito mais que o necessário. Em pé todos
querem terminá-la rapidamente. É mais agilidade para o seu planejamento e mais
produtividade para sua equipe.
A Organização é
sucesso para seu projeto
Na gerência de projetos, quanto mais organizado você for, maiores são as
chances do seu projeto ter sucesso. Então faça sempre um planejamento
minucioso, tenha um cronograma claro, faça um acompanhamento próximo de sua
equipe e esteja sempre preparado para mudar de estratégia quando for preciso.
Assim você garante um projeto muito bem executado, dentro do prazo e da verba,
e clientes muito mais satisfeitos.
Agora que já viu a importância de uma boa administração do tempo é só manter isso sempre em mente na hora de planejar qualquer projeto e bom trabalho.
Fonte e Sítios Consultados
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