Administração no Blog: Administração Estratégica

A administração estratégica é um processo que envolve todos os níveis de uma empresa para programar os objetivos e as estratégias da organização em longo prazo. Envolve atividades de planejamento, organização, direção, coordenação e controle. É um processo amplo e sistêmico. As constantes mudanças no meio organizacional faz com que a empresa visualize essas alterações e adote um posicionamento estratégico.

Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico se tornou uma das mais importantes ferramentas para a gestão das empresas no mundo atual. É uma das principais funcionalidades da administração pelo qual o administrador e sua equipe escolhem o padrão para o direcionamento da empresa, execução das atividades e a liderança.

Esse planejamento é essencial para auxiliar na tomada da decisão e adiantando possíveis situações conflituosas e mudanças no mercado de atuação. A sorte pode ajudar muitas empresas, mas o que diferencia o sucesso de uma organização é antecipar os problemas e conflitos, ou seja, planejar. É necessário usar as ferramentas do planejamento de maneira consciente para que elas se encaixem na situação da empresa.

“É dever do gestor conhecer as etapas do planejamento, assim como as suas funções e conhecer as alterações que estão ocorrendo no mundo competitivo - as quais serão importantíssimas para a boa administração da empresa”.

Diagnóstico Estratégico

O diagnóstico estratégico é a primeira etapa durante o planejamento e por ele a empresa irá estabelecer parâmetros para direcionar sua estratégia. Esse diagnóstico mantém a empresa sempre informada sobre o ambiente em que está inserido e problemas que influenciam no seu desempenho. É esse diagnóstico que ajuda a empresa a se preparar para agir às possíveis mudanças em seu ambiente.

Ambiente Geral e Ambiente de Negócio

É fato que as organizações privadas, estatais ou pertencentes ao terceiro setor interagem com o meio ambiente o tempo todo e isso acontece para que elas consigam produzir, as empresas necessitam de recursos (trabalhadores, dinheiro e material), que são convertidos em bens e serviços para repassar ao consumidor no intuito de atender as necessidades dessas pessoas. Justamente por isso é muito importante que elas mantenham uma relação harmoniosa com o ambiente externo.

Dessa forma, o ambiente organizacional é dividido da seguinte forma: macro ambiente e microambiente.

Macro ambiente

Ele é composto por situações que influenciam indiretamente a organização. Podem-se citar exemplos de taxas e índices como a inflação ou alguma medida governamental que influencie diretamente seu setor de atuação. Ou seja, o macro ambiente contém diversos pontos que influenciam organizações distintas, mas essa influencia diferencia de indústria para indústria. O ambiente geral afeta da mesma forma as empresas, mas possui aspectos que só atingem determinados setores econômicos.

Aspectos do ambiente geral

· Aspectos Socioculturais: estilo de vida, idade e localização da população de interesse da empresa, cultura, escolhas, grau de analfabetismo;

· Aspectos Legais: taxas do setor, impostos, legislações;

· Aspectos políticos/governamentais: políticas de incentivo, influências governamentais no setor, etc.;

· Aspectos Econômicos: taxa de empregabilidade, índice de preços, inflação, juros, rendimento, câmbio;

· Aspectos Tecnológicos: crescimento da tecnologia e pesquisa e avanço da produção na área.

Microambiente

O meio industrial possui organizações com produtos parecidos que disputam entre si. A área de atuação da empresa e a grandiosidade do mercado onde a empresa atua pode interferir nessa definição. A empresa deve analisar a situação em que está competindo.

De acordo com o livro Forças Competitivas, de Porter (1989), a competição é composta por cinco forças competitivas:

· A competição entre vendedores concorrentes nas organizações, que é influenciado pela quantidade de concorrentes, o volume e a situação de competição (empresas integradas) procura e meios utilizados para realizar a competição.

· Como as outras organizações trabalham no mercado para adquirir novos clientes com produtos substitutos. Esses produtos substitutos são aqueles que atendem uma mesma demanda, mas que são produzidos por um mesmo segmento de indústria;

· A força do acesso de novos concorrentes, que ocorre através da existência de possíveis barreiras para entrar no mercado, bem como a possível resistência de outros concorrentes;

· A capacidade dos fornecedores de barganhar, que pode ser influenciado pela influência do fornecedor, a qualidade do seu serviço ou bem e as vantagens que ele concede a empresa cliente;

· A capacidade dos compradores de barganhar seu produto, que cresce quando os consumidores podem mudar as marcas e possuem mais opções para comprar, sem que isso influencie no custo.

Os gestores devem compreender bem as forças competitivas que estão em sua organização, pois isso irá influenciar no lucro do setor. Ou seja, quanto mais fortes forem essas forças, mais competitiva será a indústria e menos lucrativo será para as empresas participantes. É importante analisar o macro e microambiente visando analisar os aspectos positivos e negativos no decorrer da avaliação do ambiente externo.

As oportunidades estão relacionadas ao macro ambiente que se forem bem utilizadas poderão fornecer benefícios competitivos para a empresa. Uma falha de um concorrente pode servir como lição para sua empresa melhorar seu desempenho. As ameaças são aspectos que influenciam o funcionamento da empresa, acarretando problemas no desempenho e na administração da organização. As ameaças para uma empresa podem ser a redução da procura por produtos, restrições tarifárias impostas pelo país em que a empresa atua e concorrentes competindo no mesmo mercado.

O planejamento não pode ser realizado apenas com a identificação das ameaças e oportunidades. É necessário que se faça uma avaliação das ameaças e oportunidades mais importantes para sua empresa. Essa avaliação deve dar preferência às vantagens do ambiente que a organização possa programar com grandes possibilidades de êxito, ou seja, oportunidades em que a empresa possui a capacidade necessária.

As ameaças devem ser escolhidas com base no caráter de preocupação da gerência e são aquelas que influenciam diretamente a organização e o mercado em que ela tua. A empresa deve avaliar de forma externa e interna para identificar as qualidades e defeitos da empresa.

Análise interna e a cadeia de valor da organização

O ato de compreender os aspectos fortes e fracos de uma empresa para auxiliar no planejamento é denominado análise interna. Essa análise é muito importante, pois é ela que ajuda a entender quais são as fraquezas e recursos da instituição. Para isso, o gestor deve estabelecer uma cadeia de valor verificando as atividades realizadas na empresa.

Cada cargo na cadeia de valor da organização produz custos para a instituição e a empresa deve analisar o desempenho de todas elas. Só produzir um maravilhoso produto ou oferecer um ótimo serviço não é o bastante para competir no mercado atual. A empresa deve reduzir os custos de todas as etapas (cadeia de valor) para diminuir o preço final de seu produto. Além disso, ela deve oferecer um diferencial no intuito de agregar valor para o consumidor.

O valor de um produto depende também do relacionamento da empresa com distribuidores e fornecedores. Deve-se perguntar, minha matéria-prima está mais cara? Os custos valem a pena? É importante também avaliar os aspectos positivos e negativos dos distribuidores para melhorar o desempenho. Ou seja, a análise de cadeia de valor abrange o ambiente interno e externo da empresa.

Após compreender os problemas internos de sua empresa, é necessário comparar com outras organizações com a ajuda de um processo chamado benchmarking. Através desse processo, você compara suas realizações com outras empresas. Da mesma forma, o benchmarking auxilia a empresa no desenvolvimento de novas ideias para aperfeiçoar os processos.

Elaborando um Benchmarking

Detectar fatores-chave de sucesso: trata-se de listar as principais tarefas, procedimentos e indicadores que serão analisados na outra instituição.

Eleger instituições para a análise: elas podem pertencer ao mesmo setor ou serem de seções diferentes na empresa, desde que sejam analisadas como excelentes naquele processo ou atividade que está sendo avaliado.

Formação de uma equipe para benchmarking: essa equipe deve conter gestores e técnicos relacionados com a área que está sendo analisada.

Comparações com outras instituições.

Depois da análise interna, o gestor poderá analisar com exatidão as vantagens competitivas e os aspectos negativos. Os dados da análise interna e externa devem ser mesclados nessa parte. É analisando os pontos fortes e fracos que os administradores poderão determinar as prioridades dentro da empresa e conseguirão visualizar as ameaças e oportunidades contidas nos ambientes externos. Sendo assim, ficará melhor para aproveitar as vantagens, resolver os problemas identificados, enfrentar as ameaças e aproveitar as oportunidades.

Definindo as Diretrizes Organizacionais

A análise ambiental fornece informações elementares para que o administrador possa decidir qual será o passo dado pela organização. O rumo a ser seguido é explicado por meio das diretrizes organizacionais que são formadas pela visão, objetivos e missão da empresa.

A missão de uma organização é a explicação para sua existência e caracteriza sua identidade. Apesar da missão ‘ser algo’ de extrema importância para uma empresa, muitos administradores não conseguem determinar a missão por fazer uma análise equivocada. Quando as empresas não conseguem analisar a importância de sua missão, ela acaba se dedicando apenas à produção sem se atentar as necessidades dos clientes, o que pode reduzir drasticamente a atuação estratégica no mercado.

Entretanto, muitas organizações conseguem delimitar sua missão e justamente por isso ficam bem posicionadas em relação a seus concorrentes. Com isso essas empresas ficam mais funcionais para atender aos pedidos dos clientes. É de extrema importância que ela defina sua missão para que possa se posicionar de forma estratégica.

Para estabelecer sua missão, uma empresa deve ficar atenta aos seguintes aspectos:

· O que está sendo oferecido ao seu consumidor,

· Quem é o seu cliente e

· Como ele está sendo atendido.

Quando as necessidades dos clientes é o aspecto principal de sua empresa, a missão é estabelecida em longo prazo. A missão de uma organização deve ser informada para todos os funcionários e colaboradores no intuito de transformar essa ideia em direcionamento para o público interno e externo. Elaborando uma missão de qualidade ela passa a demonstrar suas qualidades e objetivos para seus diferentes segmentos de atuação.

A visão de uma empresa é um objetivo de longo prazo que demonstra como a organização pretende estar no futuro. A visão é um aspecto motivacional e ajuda na criação de um ambiente agradável e ‘energizante’ na instituição. A visão é a junção de um componente racional, formado através da análise ambiental, e o componente emocional, formado por meio da criatividade e imaginação dos administradores. Ou seja, além dos dados obtidos é necessário que a visão empreendedora e visionária de um administrador seja levada em conta.

A princípio a escolha da visão não é definida exclusivamente pelo alto escalão de uma empresa. Pode ser estabelecida de forma individual ou de maneira coletiva. Porém, é importante que ela seja difundida. Ou seja, é mais importante que uma empresa repasse sua visão para os diferentes níveis hierárquicos da empresa fazendo com que os funcionários busquem alcançá-las em longo prazo.

Após definir a visão e a missão é necessário que a organização defina os objetivos, que são os frutos do trabalho que a organização pretende alcançar a curto, médio e longo prazo. Os objetivos da empresa ajudam a estabelecer o planejamento correto de uma instituição. Uma empresa terá diversos objetivos nos diversos setores como rentabilidade, posição e etc.

Os objetivos de uma empresa devem/podem ser:

· Específicos;

· Reais e com possibilidade de serem executados;

· Flexíveis;

· Mensuráveis e com prazos.

Mix Estratégico

Nesse ponto a empresa irá decidir por quais caminhos irá alcançar seus objetivos. O autor Henry Mintzberg definiu 5 Ps de uma estratégia. Ou seja, a estratégia da organização pode ser decidida de maneira deliberada ou emergente. No primeiro caso ela é conduzida pela hierarquia mais alta da instituição e no segundo caso é estabelecida pelos processos ocorridos na empresa.

1. Plano

Primeiramente se pensa na estratégia e depois a ação é realizada e a estratégia é usada como um guia desenvolvido. Um plano de ação que ajuda a organização a manter-se no mercado de maneira competitiva.

2. Padrão

A estratégia pode acontecer por meio de ações cotidianas na empresa e podem ser intencionais ou não. Muitas empresas trabalham dessa forma por acreditarem na confiabilidade de uma “rotina”.

3. Pretexto

A estratégia é utilizada como uma maneira de enfraquecer a concorrência usando mecanismos para reduzir a competição do mercado em que a sua instituição atua. Por exemplo, quando uma empresa anuncia a grande produção de um produto sem necessariamente ter a intenção de fazê-lo.

4. Posição

Estratégia feita para definir um meio ambiente em que a empresa irá depositar seus recursos para atuar de maneira competitiva. A organização pode decidir a posição em comparação a seus concorrentes ou decidir por uma posição única.

5. Perspectiva

Essa estratégia é baseada nos valores e perspectivas compartilhados pelos diversos setores de uma empresa. A cultura da organização é muito importante nessa etapa.

Executando uma Estratégia na Organização

A implantação de uma estratégia é um dos processos mais essenciais durante o planejamento empresarial, uma vez que, é nesse período que o planejamento será colocado em prática. O planejamento não é mais definido apenas pela diretoria de uma empresa e passou a ser atribuída a todos os níveis (estratégico, tático e operacional).

O planejamento é uma ação contínua das organizações e o administrador deve gerenciar o processo preparando os diversos setores da organização para esse aprendizado estratégico e para as possíveis novas estratégias.

Planejamento Tático

O planejamento tático trabalha com determinados setores de uma empresa em níveis organizacionais secundários. É a maneira que a empresa tenta integrar o processo decisório e a estratégia para alcançar os objetivos propostos. Sua finalidade é utilizar os recursos de maneira coesa para alcançar objetivos previamente estabelecidos. Além disso, é executado por profissionais da área gerencial.

É um planejamento que será executado de maneira permanente, com metas mais definidas para as atividades da empresa, possui prazos em médio prazo e realizado pelos setores intermediários da organização. Esse tipo de planejamento tenta estabelecer uma relação entre o planejamento estratégico e operacional.

Planejamento Operacional

É o planejamento que trabalha com as operações da instituição - são tarefas de curto prazo relacionadas a atividades diárias, manuais e rotinas de trabalho. São adotados planos que foram determinados pelo planejamento tático e realizados junto aos funcionários não administrativos.