Administração no Blog: Administração e a Comunicação

Para que o conceito de comunicação empresarial seja bem assimilado, é fundamental entender o que é, propriamente, comunicação. A transmissão de informações de uma pessoa para outra, assim como a compreensão da mensagem transmitida, pode ser entendida como comunicação. No caso de não compreensão, é sinal de que a função da comunicar não foi efetivada.

Alguns autores acreditam que quando indivíduos trocam e tornam comum uma mensagem e informações, ocorre comunicação, para outros, o simples processo de se transferir entendimentos e informações para outras pessoas pode ser definido como comunicação.

Conceito de Comunicação Empresarial

Também chamada por organizacional, corporativa ou institucional, a comunicação empresarial abrange um amplo conjunto de funções, atividades, estratégias, ações e processos que visam gerar e manter a imagem de uma empresa ou entidade, de acordo com seus públicos de interesse. Todos esses aspectos se articulam com a finalidade de se manter uma postura ética, social e também de divulgação dos próprios serviços da empresa.

A qualidade na comunicação é um quesito importantíssimo não somente nas regras de etiqueta profissional, mas na etiqueta social, pois ela é capaz de gerar a integração dos grupos no interior de uma empresa. A comunicação gera o desenvolvimento do negócio administrado pela organização. Para um profissional responsável pela área de Humanas, é necessário que, além de planejar, organizar, controlar, coordenar e dirigir as ações dos colaboradores/funcionários, ele tenha uma comunicação prática.

De um modo geral, todo profissional que se propõe a estabelecer uma comunicação precisa e clara, deve ter visão, ação integral, rápidas decisões, iniciativa e manter-se atualizado e informado plenamente do negócio proposto pela empresa.

A excelência em comunicação é crucial para o desenvolvimento de uma organização. Muitos dos problemas internos podem ser oriundos de alguma falha nesse quesito. A comunicação eficaz proporciona resultados positivos dentro de uma administração.

Objetivos da Comunicação Empresarial

Quando se estabelece uma comunicação, o principal objetivo é levar uma mensagem ao seu destino certo – também é certo que os objetivos de uma mensagem podem variar de acordo com quem as envia (emissor) e de quem as recebe (receptor). Dentro de uma empresa, entretanto, o objetivo de um fluxo comunicacional deve sempre ser voltado para a organização, e não para os interesses ou valores pessoais.

Processos e Elementos da Comunicação

O processo comunicativo é dividido em períodos. Cada um desses períodos é diferente do outro. As três etapas que compõem o processo de comunicação, são: Emissor, Mensagem e Receptor.

As três são subdivididas, respectivamente, em:

· Significado e Codificador;

· Canal e Ruído;

· Decodificador,

· Compreensão e Regulamentações.

Emissor - O indivíduo, também chamado de fonte ou origem, que pretende transmitir uma mensagem, ou seja, dar início à comunicação.

Significado - Dentro da comunicação, conceito ou ideia que o emissor desejou transmitir.

Codificador - O codificador serve para decifrar a mensagem comunicada geralmente constituído pelo mecanismo vocal.

Mensagem - O pensamento, ideia, que o emissor desejou comunicar.

Canal - Meio, veículo ou espaço que se encontra entre o emissor e o receptor.

Ruído - Dentro do processo de comunicação, aquilo denominado como perturbação.

Receptor - A quem a mensagem é destinada pelo receptor.

Decodificador - O decodificador é o recurso utilizado pelo receptor, para decifrar a mensagem enviada pelo emissor. No caso, para que haja compreensão, o receptor utiliza o mecanismo auditivo.

Compreensão - A maneira como o receptor entende a mensagem é chamada de compreensão.

Regulamentação - Conhecida também como Feedback, a regulamentação é, por assim dizer, a confirmação do receptor, da mensagem enviada pelo emissor.

De acordo com Antônio Carlos Gil, autor de “Administração de recursos humanos: um enfoque no profissional”, os processos e elementos da comunicação podem ser exemplificados na seguinte frase:

“Uma pessoa (emissor) tem uma ideia (significado) que pretende comunicar. Para tanto, se vale de seu mecanismo vocal (codificador), que expressa sua mensagem em palavras. Essa mensagem, veiculada pelo ar (canal) é interpretada pela pessoa a quem se comunica (receptor), após sua decifração por seu mecanismo auditivo (decodificador). O receptor, após constatar que entendeu a mensagem (compreensão), esclarece a fonte acerca de seu entendimento (regulamentação)”.

Conclui-se, portanto, que o processo comunicativo só atinge sua real finalidade, quando aquele a quem se destina a mensagem, o receptor, compreende o recado da mesma maneira pretendida no envio dela pelo emissor.

Ruídos na Comunicação

São conhecidos como as perturbações que prejudicam o processo de comunicação, os ruídos são indesejáveis e, na maioria dos casos, podem provocar um desentendimento, ou mesmo desvio da mensagem. Os ruídos são o conjunto de obstáculos ou barreiras que dificultam a compreensão da mensagem pelo receptor/emissor. Esse fator é um dos principais desafios relacionados à comunicação, e que estão presentes não só em nossas vidas, mas no cotidiano das empresas.

Barreiras à Comunicação

Quando existe alguma falha ou quando algo de errado ocorre com os elementos que compõem o processo comunicativo, dizemos que existem barreiras à comunicação. O resultado desse processo pode ser negativo, ineficaz e, por vezes, prejudicial ao desenvolvimento organizacional.

Essas falhas podem ser:

· Individuais: problemas emocionais, discrepância de formação técnica, cultural etc.

· Organizacionais: divergências departamentais, ausência ou inadequação de canais formais.

Para que a comunicação interna se torne mais eficiente, é necessário elaborar algumas estratégias de comunicação empresarial que garantam um fluxo comunicativo eficaz. Segundo Torquato (1986), uma das maneiras de se fazer isso é por meio de:

· Planejamento da comunicação de maneira integrada e sinérgica;

· Equilibrar os fluxos de comunicação;

· Os canais participativos devem ser valorizados e enfatizados;

· Transparência ao se estabelecer uma identidade comunicativa;

· Reciclar o corpo de profissionais;

· Estimular o pensamento criativo;

Enfim, tudo o que possa tornar a comunicação um poder organizacional.

Tipos de Comunicação

Comunicação Verbal - Composta pela palavra, esse tipo de comunicação é realizado por escrito e deve sempre ser documentado através do protocolo. Ex: Comunicação Oral (conversas, discussões, ordens) e Escrita (telegramas, livros, folhetos).

Comunicação Não-Verbal - A comunicação não verbal é transmitida via troca de sinais. Ex: Comunicação por mímica (articulação das mãos, corpo, caretas), olhar, postura (posição dos pés, ou inclinação do corpo ao se sentar – mensagens transmitidas pelo subconsciente) e gestos (cumprimento, mão rabiscando – podem transmitir tensão ou nervosismo).

Comunicação Informal - É o tipo de comunicação que ocorre em locais como refeitórios e corredores, e é caracterizada pela atualização constante do assunto e acompanhada de críticas, elogios, boatos, desabafo, questionamentos, entre outros.

Comunicação Formal - Assuntos e meios relacionados à organização. Tem caráter oficial e há identificação dos responsáveis pelo conteúdo.

Os Canais de Comunicação

Existem alguns modelos de canais de comunicação dentro de uma empresa, sendo necessário o planejamento de um organograma para que a mensagem seja transmitida da maneira mais fidedigna possível, sem distorções. Dentre esses modelos, encontramos os:

· Canais Verticais - São classificados como comunicação Descendente (de cima para baixo, ou seja, oriundas de chefes para subordinados, e que possuem caráter normativo ou informativo) e Ascendente (fluem em sentido contrário, ou seja, de baixo para cima, e está relacionado à comunicação entre subordinado e seu supervisor, exemplificada por informações, feedbacks ou respostas de solicitações normativas ou a respeito do trabalho executado.).

· Canais Horizontais - Relativos à comunicação entre dois órgãos de mesmo nível, ou hierarquia. Ocorre entre colegas ou entre departamentos, compreendendo a solicitação ou fornecimento de informações.