Administração no Blog: Administração e o Gerenciamento de Projetos

O Gerenciamento de Projetos é uma área da Administração que foi formalizada apenas na década de 60, época em que as organizações reconheceram a importância de um trabalho organizado para projetos - essa área representa um grande desafio atual para as mudanças que ocorrem no mundo. Quando um gestor conhece e entende o que é um projeto existe a confiança de um gerenciamento planejado e profissional.

O PMI – Project Management Institute, cujo fundador Jim Snyder foi um dos cinco profissionais a discutir sobre o gerenciamento dos projetos da NASA, é uma das principais instituições relacionadas ao gerenciamento de projetos. Os profissionais da área são orientados pelo código de ética e de conduta profissional, tornando-a mais confiável e respeitada. De acordo com o Guia PMBOK, produzido pela PMI, um manual que contém um conjunto de normas para os profissionais dessa função:

“um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Geralmente, os projetos tem data de início e fim, assim como prazos e metas que devem ser cumpridos. Mas, isso não é uma regra, pois seus resultados foram feitos para durar anos. Um exemplo de projeto pode ser antigo, como as pirâmides do Egito (2780 a.C.) ou recente, como a construção de Brasília. Há projetos menores como campanhas para cargos políticos, construção de edifícios, organizar festa de casamento, planejamento para passar no concurso público, etc. Cada projeto é único, apesar de alguns seguirem os mesmos elementos, sempre terão sua singularidade.

Ø Projetos podem criar:

produtos acabados ou peças de outros itens;
serviços de suporte à produção ou distribuição de algo;
resultados, por exemplo, o conhecimento adquirido de um projeto de pesquisa.

Objetivo do Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos tem por objetivo administrar adequadamente as atividades do projeto, por meio de habilidades, conhecimentos, técnicas e instrumentos eficazes para o seu sucesso. Esse gerenciamento é feito por meio de 42 processos agrupados em cinco grupos:

· Iniciação

· Planejamento

· Execução

· Monitoramento e controle

· Encerramento

Dentro disso, é necessário verificar e detectar os requisitos, os desejos, os anseios, as preocupações dos membros durante a realização, assim como analisar as limitações divergentes do projeto. Essas restrições serão identificadas pelos gestores - à medida que o projeto for evoluindo é possível ter mais detalhes sobre ele a fim de melhorá-lo.

Ø Mais

Empresas sujeitas a um ambiente competitivo, consequentemente passarão por mudanças grandes e rápidas. Elas precisam estar prontas para inovar os seus projetos. Isso é feito por meio de um gestor que tenha atitude, conhecimento e prática sobre a sua profissão.

Tipos de Gerenciamento

As empresas, geralmente, de grande porte fazem o gerenciamento de programas, gerenciamento de portfólios e escritório de projetos (logo mais, veja como funcionam esses tipos de gerenciamento). Para isso, os gerentes trabalham numa hierarquia:

· Portfólio

· Programa

· Projeto

· Subprojeto

Gerenciamento de Portfólios (metas)

Nesse gerenciamento é feito a junção de projetos ou programas e outros procedimentos com o objetivo de atingir a eficácia no gerenciamento e os resultados esperados da estratégia empresarial. Esses projetos ou programas podem não ser dependentes entre si, mas interagem em prol da organização. O gerenciamento de portfólios possui etapas que fazem com que eles atinjam os objetivos estratégicos da organização, bem como a alocação de recursos.

Gerenciamento de Programas

São os grupos de projetos relacionados e coordenados adequadamente que não teriam os mesmos benefícios e controle, se fossem gerenciados individualmente. Quando se trabalha com o gerenciamento de programas sempre haverá projetos dentro dele, mas não necessariamente, um projeto fará parte de um programa. No programa, os projetos estarão relacionados aos resultados e a capacidade do conjunto. Assim, os projetos estarão em ações interdependentes que podem ser a resolução de limitações e conflitos dos recursos que prejudicarão o trabalho, o alinhamento das estratégias organizacionais que podem atingir os objetivos e a resolução dos problemas com a estrutura de liderança compartilhada.

Ø Saiba mais

Os projetos são feitos, geralmente, para se atingir os objetivos estratégicos de uma organização. Invariavelmente, eles obedecem aos planos estratégicos que são:

· Procurar por parte do mercado consumidor,

· Oportunidade/necessidade estratégica do negócio,

· Pedido do cliente,

· Mudanças na tecnologia,

· Exigências legais. Tanto gerenciamento de programas, quanto portfólios estão baseados em um planejamento estratégico.

Escritório de Projetos (Project Management Office, PMO)

É o local ou a pessoa responsável por fazer o gerenciamento concentrado e corretamente coordenado dos projetos. Os projetos gerenciados pelo PMO sempre serão gerenciados em conjunto. As funções do PMO variam, sendo tanto de suporte a gestão de projetos, quanto a total gestão do mesmo.

O principal objetivo do PMO é dar apoio aos gerentes de projetos ajudando-os no gerenciamento de recursos de todos os projetos, definir as melhores técnicas para gerenciar, fazer uma total supervisão, monitorar de acordo com a política organizacional, bem como desenvolver e gerenciar as documentações e políticas relacionadas ao projeto, além de organizar um sistema eficaz de comunicação entre projetos e outros. Apesar de existir um apoio, há diferenças entre as funções que o gerente de projetos e o PMO executam.