Tipos de Sistemas de Informação

Os administradores precisam entender o papel dos diversos tipos de Sistemas de Informação existentes nas empresas afinal, eles são necessários para apoiar as tomadas de decisões e as atividades de trabalho existentes nos diversos níveis e funções organizacionais, sejam elas desktop ou via web. Estes sistemas provocaram mudanças organizacionais e administrativas o que acabou trazendo desafios para administração, como a integração de obter vantagens com sistemas que integrem diversos níveis e funções organizacionais possibilitando a troca de informações entre diversos setores, este é o principal desafio, pois é o administrador que identifica quais setores precisam estar interligados.

O outro desafio é ter uma visão ampla, alguns ainda pensam que a filosofia da administração ficou estagnada, quando os administradores eram treinados para gerenciar somente a linha de produto e não a organização inteira. Pois é, isso é coisa do passado, um bom administrador tem que ter visão total da empresa.

Todos sabem que dentro de uma mesma empresa existem diferentes interesses, especialidades e níveis, e é por esta razão que se faz necessário diversos tipos de sistemas, pois nenhum sistema individual é capaz de atender todas as necessidades de uma empresa.

 São 4 tipos principais de sistemas que atendem os diversos níveis organizacionais:

- Sistemas do nível operacional, que dão suporte a gerentes operacionais em transações como vendas, contas, depósitos, fluxo de matéria prima etc.

- Sistemas do nível de conhecimento que envolve as estações de trabalho e automação de escritório a fim de controlar o fluxo de documentos.

- Sistemas do Nível Gerencial que atendem as atividades de monitoração, controle, tomadas de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios.

- Sistemas de nível estratégico que ajudam a gerencia sênior a enfrentar questões e tendências, tanto no ambiente externo como interno a empresa. Além das características dos sistemas por níveis empresariais, eles também atendem diversas áreas funcionais, como vendas, marketing, fabricação, finanças, contabilidade e recursos humanos.

Sistemas de Informação para cada nível organizacional

Os Sistemas de Processamento de Transações (SPTs) são sistemas integrados que atendem o nível operacional, são computadorizados, realizando transações rotineiras como folha de pagamento, pedidos etc., Onde os recursos são predefinidos e estruturados, è através deles que os gerentes monitoram operações internas e externas a empresa, são críticos, pois se deixarem de funcionar podem causar danos a outras empresas a e a própria. Atendem 5 categorias funcionais: vendas/marketing, fabricação/produção, finanças/contabilidade e recursos humanos.

Sistemas de Trabalhadores de Conhecimento (STCs) e Sistemas de automação de escritório 

Eles atendem as necessidades do nível de conhecimento envolvendo trabalhadores de conhecimento, pessoas com formação universitária como engenheiros e cientistas e trabalhadores de dados que possuem educação inferior como secretárias, contadores, arquivistas etc. Se diferenciam, pois trabalhadores de conhecimento criam informações e trabalhadores de dados manipulam , usam informações prontas, a produtividade destes é aumentada com o uso dos Sistemas de automação de escritório que coordenam e comunicam diversas unidades, trabalhadores, e fontes externas como clientes e fornecedores. Eles manipulam e gerenciam documentos, programação e comunicação, envolvendo além de textos, gráficos etc., hoje publicados digitalmente em forma de sites para facilitar o acesso e distribuição de informações.

Os Sistemas de Informação Gerenciais (SIG)

Eles são o estudo dos sistemas de informação nas empresas e na administração, dão suporte ao nível gerencial através de relatórios, processos correntes, histórico através de acessos on-line, orientados a eventos internos, apoiando o planejamento controle e decisão, dependem dos SPTs para aquisição de dados, resumindo e apresentando operações e dados básicos periodicamente.

Os Sistemas de Apoio a Decisão (SAD)

Estes atendem também o nível de gerencia ajudando a tomar decisões não usuais com rapidez e antecedência a fim de solucionar problemas não predefinidos, usam informações internas obtidas dos SPT e SIG e também externas como preços de produtos concorrentes etc. Têm maior poder analítico que os outros sistemas, construídos em diversos modelos para analisar e armazenar dados, tomar decisões diárias, por isso possuem uma interface de fácil acesso e atendimento ao usuário, são interativos, podendo-se alterar e incluir dados através de menus que facilitam a entrada deles e obtenção de informações processadas.

Os Sistemas de Apoio ao Executivo (SAEs)

Os SAEs atendem o nível gerencial, os gerentes seniores que tem pouco ou nenhuma experiência com computadores, servem para tomar decisões não rotineiras que exigem bom senso avaliação e percepção. Criam um ambiente generalizado de computação e comunicação em vez de aplicações fixas e capacidades específicas. Projetados para incorporar dados externos como leis e novos concorrentes, também adquirem informações dos SIG e SAD a fim de obter informações resumidas e úteis aos executivos. , não só sob forma de textos, mas também gráficos projetados para solucionar problemas específicos que se alteram seguidamente, através de modelos menos analíticos. Ele é formado por estações de trabalho, menus gráficos, dados históricos e de concorrentes, bancos de dados externos, e possuem fácil comunicação e interface.

Os Sistemas de Informação se relacionam um com outros a fim de atender os diversos níveis e organizacionais, sendo os SPT a fonte de dados mais importante para os outros sistemas, os SAEs são os recebedores de dados de sistemas de níveis inferiores, os outros trocam dados entre si. Também atendem diferentes áreas funcionais, por isso é importante e vantajoso a integração entre eles para há informação chegar a diferentes partes da organização, mas isto tem alto custo, é demorado e complexo por isso cada organização deve ligar os setores que acha necessário para atender suas necessidades.

Quanto à função organizacional, os SI se dividem em Sistemas de Venda e Marketing, responsável pela venda do produto ou serviço. O Marketing procura identificar o que os clientes querem consumir e também os melhores clientes, criando e mostrando novos produtos ou serviços através de propagandas e promoções, já as Vendas contatam os clientes, oferecem os produtos e serviços fecham pedidos, acompanham o comércio. No nível estratégico eles monitoram e apoiam novos produtos e oportunidades e identificam o desempenho dos concorrentes.

No nível de Gerencia dão suporte a pesquisas de mercado campanhas promocionais e determinação e preços, analisando o desempenho do pessoal de vendas, No nível de conhecimento apoiam estações de trabalho analisando marketing e no Operacional dão suporte ao atendimento e localização de clientes. Sistemas de Informação de Fabricação e Produção, responsável pela produção de bens e serviços tratam do planejamento, desenvolvimento, manutenção e estabelecimento de metas de produção aquisição e armazenagem de equipamentos, matérias primas para fabricar produtos acabados.

No Nível Estratégico ajudam a localizar novas fabricas e investir em novas de tecnologias de fabricação, no Nível de Gerencia eles analisam e monitoram os custos, recursos de fabricação e produção no de Conhecimento criam e distribuem conhecimentos especializados orientando o processo de produção e no Operacional monitoram e controlam a produção. Um exemplo simples deste tipo de sistema s é o controle de estoque com emissão de relatórios.

Sistemas de Informação Financeira e Contábil

São os responsáveis pela administração de ativos financeiros visando o retorno do investimento. A função Finanças se encarrega de identificar novos ativos financeiros (ações títulos e dividas) através de informações externas. Já a função Contabilidade é responsável pela manutenção e gerenciamento de registros financeiros (recibos folha de pagamento etc.) para prestar contas aos seus recursos. Estes sistemas compartilham problemas, acompanhando o que possuem com o que necessitam.

No nível Estratégico estabelecem metas de investimento prevendo desempenho financeiro, no nível de Gerencia ajudam gerentes a supervisionar e controlar recursos financeiros, no de Conhecimento fornecem ferramentas analíticas como estações de trabalho para aumentar o retorno sobre investimento, e no Operacional monitoram o fluxo de recursos realizados pelas transações como cheques, pagamentos a fornecedores, relatórios e recibos.

Sistemas de Recursos Humanos

Estes são os responsáveis por atrair, aperfeiçoar e manter a força de trabalho da empresa, eles ajudam a identificar funcionários potenciais e selecionar novos, desenvolver talentos e potencialidades. No nível estratégico identificam habilidades, escolaridade tipos de cargo atendem os planos de negocio.

No nível de Gerência monitoram o recrutamento, alocação e remuneração de funcionários, no de Conhecimento descrevem funções relacionadas ao treinamento, elaboração de planos de carreira e relacionamentos hierárquicos entre funcionários e no Operacional registram o recrutamento e colocação de funcionários da empresa. Eles armazenam dados básicos de funcionários como nome endereço, telefone, escolaridade função salário etc. são elaborados para armazenar dados que atendam exigências dos governos federais e estaduais relacionadas a contratação de funcionários conforme as leis trabalhistas.

Além de SIs para coordenar atividades e decisões da empresa e por setores a través dos Sistemas Integrados e Processos de Negócios automatizando o fluxo de informações, também necessitam de Sistemas de Informação para gerenciamento de relações com clientes (CRM) e da cadeia de suprimento (SCM) para coordenar processos que abrangem diferentes funções empresariais, inclusive compartilhadas com clientes e outros parceiros da cadeia de suprimento.

Os Processos de negocio são a maneira como o trabalho é organizado, planejado e focado para produzir um produto ou serviço de valor. Pode se dizer que são um conjunto de atividades, fluxos de trabalho, materiais, informações e conhecimentos, mas por outro lado referem-se à maneira da gerencia coordenar o trabalho. Embora cada função empresarial tenha seus processos de negocio, eles podem ser ‘Transfuncionais’, já que ligam fronteiras entre as principais áreas funcionais e agrupam funcionários de diferentes especialidades para completar as tarefas. Reprojetar um processo de negocio exige analise e planejamento para evitar que o sistema faça o que a organização não precisa.

Os processos de relacionamento entre clientes e fornecedores são repensados de forma estratégica, pois com as empresas digitais, o comercio eletrônico e a competição global acabaram criando perfis cada vez mais exigentes e se a organização não conseguir atende-los... Por isso os clientes não são mais tratados como simples fontes de receita, mas como ativos que precisam ser preservados, tentar conquistar novos clientes é muito importante. Através do Gerenciamento das relações com o cliente CRM que envolve administração e tecnologia usando SIs para coordenar os processos de negocio e interações da empresa com clientes, vendas marketing e serviços.

O Gerenciamento da cadeia de suprimento (SCE)

É a ligação e coordenação das atividades de compra fabricação e movimentação de um produto para entregá-lo mais rapidamente ao consumidor com baixo custo. A cadeia de suprimento são processos de negócios para selecionar matérias primas e transforma-las em produtos intermediários e acabados interligando fornecedores, indústrias, transporte, varejo, clientes, com seleção de matéria prima, controle de estoque, entregas, ou seja, fornecer serviços desde a fonte até o consumidor. Este também inclui a Logística Reversa que é a devolução de produtos identificando o motivo e o produto.  

Enfim o motivo principal é atender a todos evitar a falta de produtos e matérias primas para comercialização e fabricação respectivamente, Isto quando não ocorre o Efeito Chicote a informação é modificada a medida que passa de entidade a entidade (Fornecedor-Fabricante-Distribuidor-Varejo-Cliente), se estes níveis compartilhassem informações teriam um melhor desempenho. Este gerenciamento tem duas formas, ele pode ser SPC que é o planejamento da cadeia de suprimentos habilitando a empresa a gerar previsões de demanda e desenvolver planos de aquisição de matéria prima e fabricação para um produto, pode ser também SCE que é a execução da cadeia de suprimentos serve para gerenciar o fluxo de produtos por meio das centrais de distribuição e depósitos garantindo a entrega dos produtos.

Para garantir o gerenciamento da cadeia de suprimentos é preciso que os membros da cadeia trabalhem em conjunto para atingir a mesma meta e coordenar melhor os processos de negocio, para isso as empresas estão recorrendo ao Processo Colaborativo que é o uso de tecnologias digitais como Internet, Intranet e Extranet para capacitar as organizações a desenvolver, montar e gerenciar os produtos durante seu ciclo de vida. Muitas empresas hoje são donas e responsáveis por sua própria rede o que diminui custos e facilita o compartilhamento de informações é claro tendo algumas restrições de acesso. Utilizam as redes chamadas setoriais privadas para coordenar pedidos e outras atividades com fornecedores, distribuidores, empresas parceiras e até mesmo alguns clientes.

O uso de diversos SIs não integrados em uma organização pode dificultar o acesso e compreensão de informações por parte da gerencia e outros níveis organizacionais ou até mesmo apresentar a informação de forma errada e incompreensível causando grandes danos, por isso muitas empresas estão montando ERPs Sistemas de Informação de planejamento empresarial que modelam e automatizam os processos de negócio atendendo todos os níveis da empresa, coletando e armazenando em um único arquivo os principais dados dos processos de negocio podendo ser acessados por todos os setores da empresa, proporcionando aos gerentes informações precisas para coordenar informações diárias da empresa com ampla visão dos processos de negocio e fluxo de informações.

Os Sistemas Integrados geram benefícios, promovem alterações em 4 dimensões da empresa: estrutura, processo de gerenciamento, plataforma de tecnologia e capacidade. Usados para apoiar estruturas organizacionais e criar uma nova cultura organizacional. As informações são estruturadas ao redor de processos de negocio transfuncionais aperfeiçoando os relatórios gerenciais e tomada de decisões. Eles também oferecem a empresa uma plataforma de tecnologia de SI única contendo dados de todos os processos de negocio. Aumentam a capacidade das empresas em interagir com todos os níveis da cadeia de suprimento ainda mais se usarem os mesmos softwares para integração, pois assim trocarão dados sem intervenção manual.

Mas sempre que existirem os benefícios também encontraremos os desafios para serem superados, os SI integrados são difíceis de montar e exigem grandes investimentos em tecnologia, softwares complexos, hardware e meios de armazenamento potentes, e mudanças nos processos de negócios e atividades. As empresas que não aceitarem ou não possuem condições para acompanhar as mudanças não conseguirão integrar processos funcionais e empresarias, além do custo também envolve tempo o que pode fazer que o sistema quando pronto fique desatualizado. Ainda pode ocorrer que as empresas não alcancem suas metas se utilizarem ERPs padrões e fiquem desatualizadas, pois não atenderão o consumidor da forma que ele exige perdendo a competitividade. As menores organizações ou as que possuem sistemas isolados que atendem suas necessidades podem não optar pelos SIs Integrados.

Quando as empresas operam internacionalmente, há diferentes maneiras de configurar os SI, baseando-se na estrutura organizacional, que pode ser Exportadora Nacional,, onde as atividades funcionais são centralizadas no pais de origem, Multinacionais concentram administração e controle financeiro no pais de origem deixando produção vendas e marketing em outros países que são adaptados para atender as condições locais de mercado. As franqueadoras projetam, fabricam e financiam o produto no país de origem, levando a produção, marketing e recursos humanos para outros países. As Transnacionais não possuem sede local única e sim diversas e regionais ou mundiais, tendo suas estratégias gerenciadas globalmente obtendo vantagens competitivas em cada local que estão inseridas.

Com a evolução da TI e os meios de comunicação as organizações internacionais ganham mais flexibilidade em seus projetos empresariais globais, tendo 4 tipos de configuração: Sistemas Centralizados onde o desenvolvimento e a operação ocorre no pais de origem, Sistemas duplicados, o desenvolvimento ocorre no pais de origem e as operações em unidades autônomas localizadas em outros países. Os Sistemas Descentralizados em cada unidade e em cada país elaboram sistemas específicos. Os Sistemas em rede, o desenvolvimento e a operação ocorrem de modo integrado e coordenado em todas as unidades.

Enfim, os Sistemas Integrados exigem conhecimento dos processos e níveis empresariais bem como fluxos de informações, sendo determinados pelos gerentes os setores que devem estar ligados para atender as necessidades da empresa de acordo com os recursos tecnológicos e administrativos que elas possuem.

Fonte e Sítios Consultados

http://www.oficinadanet.com.br