Nem todos
se dão conta, mas no ambiente de trabalho todas as nossas atitudes são
observadas o tempo todo. A vigilância vai desde o horário da chegada até a saída,
inclusive naquilo que se faz durante o desenvolvimento de atividade e até num
simples bate-papo com os colegas na hora do café. Nas reuniões, isso não poderia ser diferente. Apesar do corpo a corpo
com o gestor ser uma situação de altíssima
exposição, esse é o momento de apresentar
projetos e de mostrar suas
capacidades e é justamente nessa hora também que muitos profissionais
perdem a chance de deixar uma boa impressão por causa de alguns erros básicos.
Para ajudar a evitar problemas diante dos gestores, colegas de trabalho,
fornecedores e clientes, vamos expor os pontos que podem colocar tudo a perder
quando estamos participando de um encontro corporativo. Confira os dez erros
mais cometidos numa reunião!
Atraso
Chegar atrasado para qualquer que seja o compromisso assumido, é uma
tremenda falta de educação. Regra essa que só aumenta de importância quando o
assunto é uma reunião de negócios. O atraso é desrespeito com aqueles que
compareceram na hora marcada. Lembre-se: o evento geralmente envolve uma série
de profissionais e todos eles possuem compromissos alheios ao encontro. Por
isso, por mais que tenha trânsito, organize-se para não se atrasar. Em caso de
contratempos, ligue para informar o ocorrido e orientar para que a reunião
comece sem sua participação. Ao chegar ao local do encontro, seja discreto para
não atrapalhar o andamento das discussões. Nada de fazer perguntas para saber o
que ocorreu anteriormente. O atrasado perde esse direito. Neste caso é melhor usar
a pausa do café para se inteirar dos acontecimentos ou deixar para fazer isso
depois da reunião.
Falta de
Preparo
Qual a importância de participar de uma reunião onde não há o que
contribuir para o seu desenvolvimento? Isso já foi um erro de antigamente, onde
se gastava muito do seu tempo e dinheiro da empresa. Para que de fato um
encontro profissional seja produtivo é preciso que os profissionais envolvidos
se prepararem para ele. Por isso, ao ser notificado de uma reunião, mesmo que
virtual, notifique-se sobre os assuntos que serão tratados e os objetivos desse
evento. Se no convite esses aspectos não estiverem descritos, procure o
organizador para esclarecê-los. Com as informações nas mãos, vá atrás de saídas
e soluções para que elas sejam apresentadas durante a reunião. Uma atitude que
provavelmente será reconhecida pelo gestor, já que demonstrará iniciativa,
empenho, além de dedicação. Caso contrário, a única característica que ficará
ressaltada será o desinteresse.
Saber a
hora de falar e a hora de ouvir
Durante a participação em uma reunião, é necessário se fazer notar tanto
para marcar presença como para expressar a nossa opinião. Porém, é fundamental
saber quando falar e quando calar. Se pedirmos a palavra para dizer algo que
não esteja diretamente ligado à pauta ou para fazer um comentário que nada venha
a acrescentar a discussão só para chamar atenção, com certeza, essa não é uma
boa estratégia. Essa intervenção poderá prejudicar a sua imagem, além de
demonstrar um desconhecimento e um pouco de insegurança. O mesmo também acontece
quando um profissional sai de um encontro corporativo sem falar absolutamente
nada. Para não errar a mão, a dica é conhecer o ambiente e as pessoas
envolvidas e saber ouvir com atenção.
Falta de
objetividade
Com certeza, não é o tempo de uma reunião que determina a sua
produtividade. Muito pelo contrário, quanto mais objetivo for este encontro,
mais eficiente ele será. O ideal é que este evento tenha não só hora para
começar, mas também para acabar, e é fundamental que esses limites sejam
cumpridos. Uma responsabilidade que não se restringe apenas ao gestor. Todos os
profissionais participantes também devem ficar atentos ao horário. Todos têm
direito de emitir opinião, mas cada um deles tem o compromisso de fazê-lo de
forma clara e objetiva. O tempo é um recurso muito caro e escasso nos dias
atuais, além do mais não é só a sua disponibilidade que está em jogo. Por isso
fique atento ao que acontece. Nada de conversas paralelas ou de desviar o foco
central da reunião para discutir assuntos que não estão em pauta.
Falta de
atenção
Esse é um ponto extremante importante, devemos prestar atenção em tudo o
que é dito na reunião. Afinal, poderemos ser cobrados daquilo a qualquer
momento. Em casos de dúvidas, nada de ter medo, pergunte. Mas, se as questões
não estiverem relacionadas ao assunto pautado, deixe para abordar o gestor ao
final do encontro. Para eliminar qualquer chance de esquecimento do que foi
abordado, anote sempre as orientações. Ao sair da reunião, é recomendável uma
reflexão sobre tudo o que foi discutido e traçar os próximos passos
profissionais. Se não seguirmos na mesma direção do chefe, sua credibilidade
pode ser abalada. A realização de uma ata (memória) pode ser a bússola que irá
nortear as ações dos funcionários e ainda as cobranças do gestor.
Não saber
fazer e ouvir críticas
É muito comum que durante uma reunião haja confronto de ideias. E nestas
horas é importante ter postura tanto para receber como para fazer críticas. Senão,
podemos até perder a razão em uma discussão, além de transmitir aos
participantes uma postura de inflexibilidade, agressividade ou até mesmo de
chatice. E essa atitude ao invés de colaborar com o desenvolvimento da reunião,
só tende a atrapalhar. Sempre é recomendável esperar pela conclusão de uma ideia
antes de pedir a palavra para fazer alguma intervenção. Saiba aceitar as
críticas, pondere os pontos positivos das observações e conclua com a
defensiva. Deixar de lado os ataques infundados e as pressões com base em
problemas pessoais.
Formal ou
informal demais
É comum participar de reuniões que permitem e até pedem a informalidade,
outras não. Portanto é importante saber quando ousar ou não na linguagem. Errar
essa medida pode transformar esse encontro em uma reunião totalmente improdutiva,
além de comprometer a imagem do profissional que não se atentou a esse detalhe.
Ele pode ser taxado de arrogante ou descompromissado. O que irá determinar os
limites de formalidade sempre será a lista dos participantes, bem como o
objetivo do encontro. Quando é uma reunião de equipe, as gírias e as
brincadeiras são permitidas, desde que usadas moderadamente. Agora, se nessa
mesma reunião o presidente da empresa for participar, é preciso tomar mais
cuidado. A dica é sempre observar o comportamento de quem convocou o encontro.
Posturas
corporais
É fato que alguns comportamentos e posturas podem comprometer o
desenvolvimento de uma reunião. Por exemplo, a mania ficar batendo os dedos na
mesa, o barulho do ficar arrastando os pés no chão ou abrir e fechar de uma
tampa de uma caneta repetidamente até podem parecer atitudes inofensivas, mas
geralmente isso pode desviar a atenção dos demais participantes e,
consequentemente, colocar em xeque o rendimento do encontro. As conversas
paralelas, risos, cochichos ou bilhetinhos não devem acontecer, mesmo quando se
referem ao o mesmo assunto do evento. Ou você comenta com todos os participantes
ou permanece em silencio. Se a reunião ficar cansativa e o sono começar a
incomodar, opte por anotar o que está sendo falado. Nada de ficar fazendo
desenhos, mexendo no laptop ou no celular. Demonstrar desinteresse sobre a
reunião é um tremendo erro, além de transparecer falta de maturidade e comprometimento
profissional.
Celular
Nunca se esquecer de desligar o celular. Ao entrar numa sala de reunião,
essa é a primeira atitude que deve ser tomada. O toque do telefone móvel no
decorrer do encontro irá atrapalhar o ritmo da discussão. Se estiver esperando
uma ligação importante, o ideal é avisar o gestor a respeito do ocorrido antes
de iniciar a reunião. Nesses casos, a melhor opção é deixar o aparelho no
silencioso. Caso ele toque, não o atenda se abaixando na cadeira. Peça licença
e saia da sala.
Informações
de Reunião
Importantíssimo: todo e qualquer comentário referente ao assunto pautado
deve ser discutido na reunião. Nada de omitir a participação e deixar para
tecer opiniões nos corredores. Toda a roupa suja sempre deve ser lavada,
passada e guardada durante este encontro. Existem ainda as reuniões com caráter
sigiloso. Nesse caso, a discrição deve ser ainda maior. Propagar os assuntos
discutidos dentro da sala para a empresa não é uma atitude nada ética. Além do
mais, este profissional só perderá a sua credibilidade junto ao gestor.
Fonte e Sítios Consultados
Nenhum comentário:
Postar um comentário