O Contas a Pagar e as suas rotinas

Rotinas do Setor Financeiro – Contas a Pagar

 

ü Como funciona o Fluxo de Informações da empresa

 

O departamento financeiro, de qualquer empresa, deve ser cercado por um rigoroso controle do fluxo de informações financeiras, controles gerenciais para a tomada de decisão, controle do capital de giro, controle de contas a pagar e a receber, permitindo ao administrador uma visão clara, a fim de possibilitar que ele possa planejar, dirigir e controlar os recursos financeiros disponíveis.

Contas a Pagar

O ciclo de contas a pagar tem início no departamento de compras, no departamento de recursos humanos e em outros núcleos da empresa. Qualquer pagamento indevido, ainda que de montante baixo, podem gerar grandes prejuízos para a empresa.

Os pagamentos só devem ser efetuados após comprovadamente identificados.

• Validados e Autorizados.

 

Modelo Básico do transito dos documentos até o seu pagamento.

1-   VALIDADAÇÃO ... 2- AUTORIZAÇÃO ... 3- PROCESSAMENTO DO CONTAS A PAGAR

 

A pessoa responsável pelas contas a pagar deve manter sempre uma atenção à folha de pagamento, isso porque os encargos sociais e as obrigações trabalhistas devem ser pagas pelas empresas mensalmente ou anualmente. Além de outras despesas e custos necessários para a manutenção das atividades da empresa, que servem como apoio para que a empresa atinja seus objetos.

Os pagamentos devem ser cercados de extrema cautela e vinculados às documentações correspondentes, tais como:

• Recibos (cópias);
• Duplicatas Quitadas;
• Boletos Quitados.

 

Os documentos, inclusive a comprovação de cotação de preço, devem ser anexados e verificados.

• Confirmação com o fluxo de caixa;
• Informação à contabilidade.

Gerar relatórios de controle diário:

• Relatórios por ordem de valor;
• Relatórios por essencialidade;
• Relatório de baixa (pagas);
• Relatório de pendências (a pagar);
• Orçamento de caixa.

Passos que devem ser seguidos no contas a pagar

1.    Passo: O setor responsável valida o pagamento, ou seja, ele confere;

2.    Passo: Os gestores e sócios devem aprovar também;

3.    Passo: Processamento e pagamento

Importante: Para que possa ser efetuar uma compra antes deve ser feito um processo de cotação, procedimento este que deve seguir as regras estipuladas pela empresa.