Gestão do Fluxo de Caixa
Por algumas vezes passamos por momentos complicados ou talvez ainda iremos passar por situações em que temos de pagar uma conta, quitar uma dívida ou até mesmo adquirir algum bem extremamente necessário naquele momento, mas não temos dinheiro suficiente para honrar este compromisso, e só iremos ter esse dinheiro quando recebermos o que nos devem. Como indivíduos, até podemos manter o controle destas informações por conta da nossa cabeça, mas isto não é possível quando se trata de um grupo empresarial ou de uma organização. Esta falta de dinheiro é uma situação comum para muitos grupos ou organizações. Se não tiverem cuidado, uma organização pode ficar sem dinheiro, quando precisar pagar uma conta ou os salários dos funcionários. Uma organização tem certamente muito mais transações do que um indivíduo, e não é fácil lembrar-se de tudo o que está acontecendo. A organização, portanto, precisa escrever um registro destas transações, ou seja, manter um rígido controle.
Previsões do fluxo de caixa
Uma maneira simples do líder ou de outro membro da organização monitorar o dinheiro que entra e sai é elaborar, com regularidade, uma previsão do fluxo de caixa (às vezes tratada como orçamento de caixa). Ela visa mostrar quando de dinheiro entrará e sairá num espaço de tempo e apontará os períodos em que ele (o capital) pode estar mais escasso. Estando-se ciente disto com antecedência, é possível, então, tomar precauções (decisões) para diminuir o problema da falta de dinheiro para honrar as contas ou os salários.
Elaboração de uma previsão do fluxo de caixa
Iremos demonstrar como elaborar uma previsão do fluxo de caixa simples de seis meses para uma empresa fictícia (usaremos $ como símbolo da moeda).
Primeiro passo Tenha em mãos o orçamento desta empresa fictícia, se houver um, ou então faça uma lista de todas as quantias que serão recebidas e pagas durante os próximos seis meses, “estes são os controles de contas a pagar e a receber” (Sempre é bom termos uma previsão do período de até 12 meses).
Segundo passo Decida (ou tome conhecimento) quando cada pagamento será recebido ou efetuado. Alguns valores (como o aluguel) podem ser pagos numa só parcela para o ano inteiro (mas isso não é muito comum). Outras quantias tais como as de vendas, podem ser distribuídas (previstas) de forma bastante uniforme ao longo do período inteiro. Seja o mais realista possível, e sempre é bom contar com a possibilidade de atrasos, o Plano “B”.
Terceiro passo Relacione estas quantias, mês a mês, conforme o formato abaixo. Certifique-se de escrever o pagamento no mês em que você espera receber ou pagar a quantia, independentemente de quando ela deve ser paga. Não inclua nenhum item do orçamento que não seja pago em dinheiro ou por um banco – por exemplo: depreciação.
Quarto passo Escreva o saldo de caixa de abertura esperado e o saldo bancário estimado no início do período (neste exemplo, ele é de $200).
Quinto passo Calcule o saldo esperado no final de cada mês somando o saldo de caixa de abertura e o saldo bancário mais o dinheiro que entrará e diminuindo o dinheiro que sairá durante aquele mês. Por exemplo, em janeiro, isto será: $200 + $8.600 – $3.550 = $5.250.
Empresa Fictícia - Previsão do Fluxo de Caixa para o período de : janeiro até junho.
Período | Jan | Fev | Mar | Abr | Mai | Jun |
Estimativa de Valores de Crédito: | ||||||
Vendas | 8.000 | 2.000 | 5.000 | 7.000 | 2.000 | 9.000 |
Subsídio para equipamento de grande porte | 3.000 | 5.000 | 7.000 | |||
Outros créditos | 600 | 600 | 600 | 600 | 600 | 600 |
Quantia total de crédito (A) | 8.600 | 5.600 | 10.600 | 7.600 | 9.600 | 9.600 |
Estimativa do contas a pagar: | ||||||
Compra de equipamento | 2.000 | 800 | ||||
Materiais | 5,000 | 4.000 | ||||
Salarios | 2,400 | 2,400 | 2,400 | 2,600 | 2,600 | 2,600 |
Aluguel | 350 | 350 | 350 | 350 | 350 | 350 |
Despesas com veiculos | 230 | 230 | 230 | 230 | 2,190 | 230 |
Despesas com o escritorio | 500 | 600 | 450 | 550 | 600 | 600 |
Telefone | 70 | 50 | 60 | 80 | 70 | 90 |
Quantia total a ser Paga nesta data (B) | 3.550 | 10.630 | 3.490 | 8.610 | 5.810 | 3.870 |
Saldo de caixa/bancário anterior | 200 | 5.250 | 220 | 7.330 | 6.320 | 10.110 |
+ Total do contas a Receber (A) | 8.600 | 5.600 | 10.600 | 7.600 | 9.600 | 9.600 |
– Total de pagos (B) | -3.550 | -10.630 | -3.490 | -8.610 | -5.810 | -3.870 |
Saldo de caixa/banco de fechamento do dia: | 5.250 | 220 | 7.330 | 6.320 | 10.110 | 15.840 |
O que isto significa?
Este exemplo nos ajuda a identificar claramente os momentos em que a empresa estará com pouco dinheiro (caixa/baixo), que será somente no mês de fevereiro. É importante saber isto, pois podem acontecer fatores inesperados e sem a ajuda do fluxo de caixa, não teremos uma visão do futuro rapidamente. Também podemos perceber que a compra de equipamentos de grande porte pouco afetou o nível de recursos financeiros da empresa, devido ao seu bom controle financeiro foi possível investir com segurança.
Em termos gerais, haverá dinheiro suficiente para pagar todas as quantias devidas, e para que tudo transcorra sem problemas é apenas necessário um maior controle de todas as informações e um total comprometimento com a execução do Fluxo de caixa todos os dias. Com estas informações confiáveis, várias medidas podem ser tomadas pelo grupo para ajudar a situação:
· Os membros podem tentar negociar o pagamento do aluguel em parcelas menores, mensalmente, se possível, e, senão, em duas parcelas, ao invés de apenas uma. Ou até uma antecipação de alguns meses e com isso, garantir algum desconto no valor final.
· O grupo pode estudar a possibilidade de espaçar a compra de materiais de forma mais uniforme ao longo dos meses.
· Também poderia ver se há possibilidade de que algum dinheiro que esteja para entrar possa ser recebido mais cedo ou se que o dinheiro que precise ser pago possa ser gasto mais tarde.
· O grupo poderia também considerar a possibilidade de investir qualquer dinheiro que tenha sobrado temporariamente numa caderneta de poupança ou conta-depósito que renda juros, ou comprar uma maior quantidade de matéria prima para a sua produção, isso que dizer, quando se compra em maior quantidade, é possível negociar melhor o preço, e com isso a empresa ganha mais.
· Se necessário, o grupo poderia organizar um saque a descoberto ou um empréstimo bancário a curto prazo para cobrir o período em que estará com pouco dinheiro. A previsão do fluxo de caixa também é um documento excelente para se mostrar ao banco e confirmar que este é apenas um problema temporário. Entretanto, o saque a descoberto ou o empréstimo devem ser usados apenas como última opção, porque os bancos cobram juros de mercado.
A previsão do fluxo de caixa permite que o grupo veja, com antecedência, exatamente quando estará com pouco dinheiro.
Atualização da previsão
No final de janeiro, quando as quantias reais forem conhecidas, deve-se calcular o novo saldo para substituir os saldos de caixa/bancários previstos no final do mês. É possível, então, recalcular os novos saldos de caixa/bancários para o período do ano todo.
Ao mesmo tempo, as quantias do primeiro mês do período seguinte podem ser calculadas – julho, neste exemplo. Assim, há uma “previsão rotativa”, baseada nas informações mais atualizadas. As quantias para os meses restantes também devem ser atualizadas, à medida que estiverem disponíveis.
O grupo deve ter acesso a um programa de planilha eletrônica para computador, assim o processo do cálculo será ainda mais fácil. Também é verdade que com o crescimento da empresa é muito importante que se faça uso de um sistema integrado que possibilite a comunicação entre os departamentos da empresa, isso quer dizer, quando o departamento de vendas executar uma venda, automaticamente, com o lançamento desta venda no sistema, essa ação irá dar baixa no estoque e tornará esta informação disponível para o setor de produção ou de compras da empresa.
Não fique sem dinheiro!
As previsões de fluxo de caixa são uma maneira simples de administrar os seus recursos financeiros. Elas nos auxiliam, a saber, com antecedência sobre um período em que o dinheiro será curto, antes que isto se torne um grande problema.
Glossário
Adiantamento de caixa
Uma quantia em dinheiro confiada a alguém para ser usada, quando os custos precisos não são conhecidos com antecedência.
Ativo
Qualquer bem que mantém seu valor é conhecido como ativo. Para as ONGs, estes normalmente são estoques de artigos, equipamento de escritório, veículos e propriedade.
Comprovantes
Os documentos originais que descrevem cada transação, como recibos, faturas e documentos de autorização.
Escrituração contábil
O processo de registro das informações básicas de cada transação.
Extrato bancário
Um relatório produzido por um banco, que fornece uma lista de todos os recibos e pagamentos efetuados ou retirados de uma conta.
Livro-caixa
Um livro ou planilha que fornece uma lista de todas as transações feitas para dentro ou para fora de uma só conta.
Orçamento
A melhor estimativa do futuro custo das atividades durante um determinado período de tempo e de como se pagará por estas atividades.
Reconciliação
O processo de comparação e verificação de informações em dois conjuntos de registros que descrevem as mesmas transações.
Transação Qualquer troca de bens, serviços ou dinheiro por outros bens, serviços ou dinheiro.
Revisão sobre o Fluxo de Caixa
Iremos agora rever a importância do Fluxo de Caixa para a sua empresa e a necessidade de se Criar o Hábito de Verificar e Registrar todo o Movimento Financeiro. Como já vimos, o Fluxo de Caixa é uma ferramenta simples, mas extremamente útil e poderosa para tornar a gestão financeira de sua empresa mais eficiente, auxiliando no planejamento financeiro e fornecendo informações para tomada de decisões. Ele, o Fluxo de Caixa, é considerado um dos principais instrumentos de avaliação da capacidade de uma empresa gerar recursos. Ele permite analisar como a empresa desenvolve a sua política de captação e aplicação de recursos, o acompanhamento entre o projetado e o efetivamente realizado, identificando as variações e suas causas. O Fluxo de Caixa é construído a partir do levantamento de informações conhecidas e projetadas, resultando numa demonstração visual de todas as entradas e saídas de recursos financeiros distribuídos numa linha de tempo futuro. Por meio do Fluxo de Caixa, você pode avaliar o melhor momento de repor os estoques, comprar ativos, fazer investimentos, ou promoções de vendas para melhorar o seu negócio. A projeção do Fluxo de Caixa pode ser realizada em base diária, mensal, trimestral ou anual, e nem são necessários grandes investimentos em informática. As pequenas e médias empresas poderão se utilizar de uma simples planilha impressa. A principal condição para o sucesso do Fluxo de Caixa é a existência de uma cultura de planejamento. É fundamental ser sistemático! Crie o hábito de verificar, analisar e registrar todo e qualquer movimento financeiro na primeira hora do seu dia de trabalho. Perceba a utilidade que uma simples ferramenta pode oferecer à sua empresa. Mãos à obra! Faça o Fluxo de Caixa de sua empresa e veja no dia-a-dia das finanças o caminho correto para tomada de decisões. Como fazer o fluxo de caixa Para a montagem da projeção do fluxo de caixa devemos considerar as seguintes informações: Saldo inicial: é o valor existente no caixa no início do período, composto por dinheiro, cheques pré-datados, saldos bancários etc. Entradas de caixa: correspondem às vendas à vista, e outros recebimentos (duplicatas, cheques pré-datados, faturas de cartão de crédito etc). Saídas de caixa: correspondem aos pagamentos de fornecedores, pró-labore, salários, aluguéis, impostos, água, energia elétrica, telefone etc. Saldo final de caixa: representa o valor obtido pela soma do Saldo inicial, mais Entradas de caixa, diminuído das Saídas de caixa. O Saldo final de caixa deste período será o Saldo inicial do período seguinte. Administrar uma empresa é como cuidar da sua vida pessoal, avaliando qual é seu objetivo primordial e fazendo um controle para que tudo ocorra de forma a atingir este objetivo. Pois bem, se o objetivo de uma empresa é dar lucro, então por que não se preocupar em fazer um fluxo de caixa eficiente em seu pequeno negócio? Vamos rever pela última vez neste artigo e entender mais um pouco sobre o que é um fluxo de caixa nos pequenos negócios e qual a sua importância para o sucesso ou o fracasso de seu empreendimento. Podemos definir fluxo de caixa como um controle financeiro que relaciona as entradas e saídas de recursos monetários dentro da empresa em um determinado período. Seu objetivo principal é dar uma visão financeira mais ampla ao empresário, possibilitando a detecção de eventuais problemas de escassez ou excedentes de caixa com base em pagamentos e recebimentos diversos. O período em que pode ser realizado varia de acordo com a necessidade do empresário, podendo ser diário, semanal, mensal, etc. Os pequenos empreendedores não enxergam a necessidade de realizar um fluxo de caixa em seu pequeno negócio achando que se trata de uma ferramenta válida somente para as grandes empresas. Este pensamento está totalmente atrasado, pois a importância do fluxo de caixa em pequenos negócios é igualada à sua importância nas grandes empresas. De forma resumida, somente um fluxo de caixa bem elaborado poderá mostrar ao empreendedor a necessidade de adaptações e mudanças na empresa ou até mesmo as previsões financeiras que serão necessárias. Vantagens de um fluxo de caixa Poderíamos passar o tempo todo e utilizar este artigo inteiro citando as vantagens deste controle, mas vale frisar somente o que é mais importante senão vão desistir de ler tudo antes de chegar ao final do texto. Dentre as inúmeras vantagens apresentadas pelo fluxo de caixa, podemos citar algumas como:
Conclusão: ter uma empresa e não ter um bom fluxo de caixa dentro dela é o mesmo que sair para passear de barco em alto Mar e ficar sem o motor, isso irá fazer com que a correnteza o leve para onde quiser. Tenha certeza que ninguém quer isso, porque afinal todos temos um objetivo e sabemos aonde queremos chegar. Como fazer um bom Fluxo de Caixa Primeiro você precisará de todas as informações que ajudarão a montagem do fluxo de caixa, são elas:
É necessário se levar em conta que neste momento, também as projeções da empresa são imprescindíveis para o sucesso do nosso Fluxo de Caixa. O ideal para obter um bom resultado é ter uma projeção de no mínimo três meses através de dados diários para o cálculo do saldo final de cada dia, ou seja, o saldo inicial que havia em caixa juntamente com as entradas menos as saídas do dia. Procure fazer o registro dos recebimentos que foram feitos em cheque, dinheiro ou cartão para que não ocorram problemas no fechamento do caixa. Para que as informações estejam disponibilizadas de forma simples, a empresa pode armazená-la em uma planilha de Excel, caracterizando um processo muito simples. Além disso, a internet disponibiliza o download de várias planilhas e softwares gratuitos que possam facilitar ainda mais este armazenamento de dados. A escolha do tipo de recurso utilizado neste momento varia de acordo com seu conhecimento técnico, pois para quem não possui muita familiaridade com programas financeiros a planilha em Excel ainda é a melhor solução. Avaliação e controle do Fluxo de Caixa De nada adianta fazer toda a análise de entradas e saídas se não houver uma disciplina em controlar e efetuar o fluxo de caixa nos períodos estipulados e planejamento de novas técnicas caso seja detectada alguma irregularidade. O controle e planejamento são tão importantes quanto à execução dos processos. Com o passar do tempo, você estará mais seguro e confiante com este sistema de controle, e é nesta hora que você deve tomar mais cuidado, afinal, tudo que é inesperado pode acontecer a qualquer momento, inclusive uma crise no mercado em que você atua. Mas saiba, se você fizer bom uso do sistema de Fluxo de Caixa, tudo será mais fácil para a sua empresa.
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