Jules Henri Fayol (saiba mais sobre a obra do Fayol neste link https://administracaonoblog.blogspot.com/2017/04/teoria-classica-de-henri-fayol.html) disse na sua teoria (teoria clássica da administração) quais eram os quatro (4) pilares principais da administração. São eles: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. Nessa postagem iremos tratar sobre isso.
Planejamento
É importante planejar os meios e os recursos que serão utilizados na realização
de qualquer objetivo, e esse planejamento ‘pode e deve’ ser feito em etapas, o que
tornará esse procedimento sistemático mais eficiente. Primeiro deve-se analisar
os objetivos e fazer uma lista deles e que outras atividades serão necessárias
para completar os objetivos. Uma técnica muito usada nesta etapa é o brainstorming
(Brainstorming nesse link http://administracaonoblog.blogspot.com/2021/03/brainstorming-o-que-e-como-se-faz-para.html). Desse
modo existirá uma previsibilidade das atividades que terão que ser feitas e
quais os inconvenientes que podem surgir.
Após esta análise deve-se planejar o tempo que será gasto em cada
uma das atividades. A programação do tempo pode ser feita com o auxílio de
diagramas, organogramas, cronogramas
e tabela indicativas de tempo. O planejamento de recursos também é outro ponto
muito importante. Neste planejamento é preciso reunir os recursos necessários
para a realização das atividades como mão-de-obra, material permanente (equipamentos), material de consumo
(combustível), serviços (viagens, serviços técnicos) e outras despesas
(impostos, taxas), bem como a quantidade necessária e o tempo de uso de cada
uma - antes de completar o planejamento deve-se incluir a avaliação de riscos.
Como toda a atividade inclui seus riscos de realização, o plano deve conter
medidas de contingência para os empecilhos previstos. Para uma melhor análise
dos riscos, deve-se separá-los em categorias. Elabora minuciosamente as
atividades a serem realizadas, o que torna mais segura a realização dos
objetivos, já que prevê os custos, o tempo e os riscos envolvidos.
Organização
A organização é um requisito
fundamental para a obtenção do sucesso, em qualquer tarefa, é preciso manter um
tudo em ordem e sob o alcance no menor tempo possível e para isso existem boas
ferramentas da Qualidade para que essa “organização” possa ser perfeita.
Liderança
Em outros tempos era comum que um
colaborador que se destacava em uma atividade técnica ou por tempo de casa fosse
promovido para uma posição de liderança, mas na hora do “vamos ver” é fato que
ele não estava preparado – e nesse exato momento era identificado um problema:
acabamos de perder um grande colaborador técnico e ganhamos um péssimo líder.
Os pilares de sustentação de uma liderança eficaz
são atitudes básicas que o um líder deve adotar, para que se possam gerar
ótimos resultados para a organização. Em seguida apresentaremos nove pilares:
·
Respeito
da equipe – lembre-se: primeiro você demonstra o seu respeito para com as pessoas
e só depois, você será respeitado;
·
Atenção
aos colaboradores – demonstre seu carinho e preocupação por suas
virtudes e defeitos. Cabe aqui salientar que estamos tratando de pessoas, que
em algum momento irão cometer erros. Aproveite essas falhas como uma fonte de
aprendizado;
· Sinceridade – ninguém espera um líder
super-herói, mas que seja sincero e honesto em sua postura e atitudes. Você deve
ser um espelho para a sua equipe;
· Liderança pela influência – quem
conquistou a sua posição através de muito trabalho, dedicação e suor é capaz de
conseguir influenciar os seus colaboradores a ter a mesma postura;
·
Humilde – Todo líder
eficaz possui essa qualidade – a humildade faz com que as pessoas abracem e
briguem por suas ideias. Só quem é humilde é capaz de reconhecer que está
sujeito a erros e reconhecê-los e agindo assim só trará mais credibilidade
junto à equipe. Existem líderes que quando erram, por medo ou receio, não
reconhecem a sua falha e ainda tentam empurra-la para os colaboradores, isso é
o verdadeiro sinal de fraqueza e falta de humildade. O líder eficaz sabe que
está sujeito a erros. Lembre-se: quando você errar, assuma suas
responsabilidades e monte um procedimento para que não aconteça novamente;
· Reconhecer os acertos de sua equipe – o
melhor momento para brindar o sucesso é na hora que ele acontece. Quando um
colaborador acerta ou conclui uma tarefa que fará toda a diferença, não tenha
medo de reconhecê-lo perante os outros colaboradores. Essa é uma atitude em que
o colaborador se sentirá importante para a equipe e que seu trabalho faz a
diferença;
· Manter um
clima leve e de harmonia na equipe – nunca deixe que a tensão dos negócios da empresa
tome conta do dia-a-dia. Não é nada inteligente deixar que as pessoas se sintam
num campo de concentração;
·Transparência – evite que fofocas
rondem o seu caminho. Sendo transparente, os colaboradores irão lhe procurar
para tirar dúvidas e obter informações. Assim você não deixará espaço para a ‘rádio-peão’, que pode acabar com a
liderança eficaz e seus resultados. O colaborador tem que se preocupar com o
que realmente interessa que é fazer o seu trabalho com a máxima eficiência e
não ficar preocupado com fofocas e intrigas que não leva a equipe a lugar
nenhum;
· Sirva à sua equipe – Não é demérito
algum servir aos colaboradores. Muito pelo contrário! Quando criamos um clima
de servidão em nosso setor, estamos sinalizando a todos que não só o
atendimento aos clientes externos é importante, mas o cliente interno também
tem que ser atendido com a máxima eficácia possível, para que a organização
possa crescer e ter reconhecimento do mercado em que está inserida. Servir é
superar as expectativas de todos que necessitam de nós, internamente e
externamente. Na equipe podemos servir de diversas formas (ensinando,
treinando, lutando para melhorar as condições de nossos colaboradores,
reconhecendo-os e corrigindo-os através de feedbacks, desafiando-os etc.). É
claro que existem diversos pilares de sustentação para a liderança; foram
listados aqui os que mais costumam acabar com o líder em seu dia-a-dia. O
importante é ter em mente que estamos lidando com pessoas que possuem
sentimentos e anseios pessoais e profissionais.
Controle
Quando não se sabe o quanto gastamos, fica impossível saber se estamos ganhando alguma coisa, esse é o sinal que não existe um controle. E essa é a razão de que é preciso existir um monitoramento, acompanhamento, Sempre! Afinal, no mínimo descuido, qualquer empresa pode perder o rumo e descambar ladeira abaixo. O controle dentro da administração foi mencionado por Fayol, em Teoria da Administração Científica, como uma das cinco funções primordiais da administração (Veja mais neste link https://administracaonoblog.blogspot.com/2020/09/henri-fayol-e-sua-teoria-classica-da.html); de tal forma que a sua inexistência ou deficiência tem reflexos negativos nas demais funções (planejamento, organização e liderança), resultando na ineficácia e ineficiência da instituição.
Fonte e Sítios Consultados