Administração no Blog: Pilares da Administração

Jules Henri Fayol (saiba mais sobre a obra do Fayol neste link https://administracaonoblog.blogspot.com/2017/04/teoria-classica-de-henri-fayol.html) disse na sua teoria (teoria clássica da administração) quais eram os quatro (4) pilares principais da administração. São eles: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. Nessa postagem iremos tratar sobre isso.

Planejamento

É importante planejar os meios e os recursos que serão utilizados na realização de qualquer objetivo, e esse planejamento ‘pode e deve’ ser feito em etapas, o que tornará esse procedimento sistemático mais eficiente. Primeiro deve-se analisar os objetivos e fazer uma lista deles e que outras atividades serão necessárias para completar os objetivos. Uma técnica muito usada nesta etapa é o brainstorming (Brainstorming nesse link http://administracaonoblog.blogspot.com/2021/03/brainstorming-o-que-e-como-se-faz-para.html). Desse modo existirá uma previsibilidade das atividades que terão que ser feitas e quais os inconvenientes que podem surgir.

Após esta análise deve-se planejar o tempo que será gasto em cada uma das atividades. A programação do tempo pode ser feita com o auxílio de diagramas, organogramas, cronogramas e tabela indicativas de tempo. O planejamento de recursos também é outro ponto muito importante. Neste planejamento é preciso reunir os recursos necessários para a realização das atividades como mão-de-obra, material permanente (equipamentos), material de consumo (combustível), serviços (viagens, serviços técnicos) e outras despesas (impostos, taxas), bem como a quantidade necessária e o tempo de uso de cada uma - antes de completar o planejamento deve-se incluir a avaliação de riscos. Como toda a atividade inclui seus riscos de realização, o plano deve conter medidas de contingência para os empecilhos previstos. Para uma melhor análise dos riscos, deve-se separá-los em categorias. Elabora minuciosamente as atividades a serem realizadas, o que torna mais segura a realização dos objetivos, já que prevê os custos, o tempo e os riscos envolvidos.

Organização

A organização é um requisito fundamental para a obtenção do sucesso, em qualquer tarefa, é preciso manter um tudo em ordem e sob o alcance no menor tempo possível e para isso existem boas ferramentas da Qualidade para que essa “organização” possa ser perfeita.

Liderança

Em outros tempos era comum que um colaborador que se destacava em uma atividade técnica ou por tempo de casa fosse promovido para uma posição de liderança, mas na hora do “vamos ver” é fato que ele não estava preparado – e nesse exato momento era identificado um problema: acabamos de perder um grande colaborador técnico e ganhamos um péssimo líder.

Os pilares de sustentação de uma liderança eficaz são atitudes básicas que o um líder deve adotar, para que se possam gerar ótimos resultados para a organização. Em seguida apresentaremos nove pilares:

· Respeito da equipe – lembre-se: primeiro você demonstra o seu respeito para com as pessoas e só depois, você será respeitado;

· Atenção aos colaboradores – demonstre seu carinho e preocupação por suas virtudes e defeitos. Cabe aqui salientar que estamos tratando de pessoas, que em algum momento irão cometer erros. Aproveite essas falhas como uma fonte de aprendizado;

· Sinceridade – ninguém espera um líder super-herói, mas que seja sincero e honesto em sua postura e atitudes. Você deve ser um espelho para a sua equipe;

· Liderança pela influência – quem conquistou a sua posição através de muito trabalho, dedicação e suor é capaz de conseguir influenciar os seus colaboradores a ter a mesma postura;

· Humilde – Todo líder eficaz possui essa qualidade – a humildade faz com que as pessoas abracem e briguem por suas ideias. Só quem é humilde é capaz de reconhecer que está sujeito a erros e reconhecê-los e agindo assim só trará mais credibilidade junto à equipe. Existem líderes que quando erram, por medo ou receio, não reconhecem a sua falha e ainda tentam empurra-la para os colaboradores, isso é o verdadeiro sinal de fraqueza e falta de humildade. O líder eficaz sabe que está sujeito a erros. Lembre-se: quando você errar, assuma suas responsabilidades e monte um procedimento para que não aconteça novamente;

· Reconhecer os acertos de sua equipe – o melhor momento para brindar o sucesso é na hora que ele acontece. Quando um colaborador acerta ou conclui uma tarefa que fará toda a diferença, não tenha medo de reconhecê-lo perante os outros colaboradores. Essa é uma atitude em que o colaborador se sentirá importante para a equipe e que seu trabalho faz a diferença;

· Manter um clima leve e de harmonia na equipe – nunca deixe que a tensão dos negócios da empresa tome conta do dia-a-dia. Não é nada inteligente deixar que as pessoas se sintam num campo de concentração;

·Transparência – evite que fofocas rondem o seu caminho. Sendo transparente, os colaboradores irão lhe procurar para tirar dúvidas e obter informações. Assim você não deixará espaço para a ‘rádio-peão’, que pode acabar com a liderança eficaz e seus resultados. O colaborador tem que se preocupar com o que realmente interessa que é fazer o seu trabalho com a máxima eficiência e não ficar preocupado com fofocas e intrigas que não leva a equipe a lugar nenhum;

· Sirva à sua equipe – Não é demérito algum servir aos colaboradores. Muito pelo contrário! Quando criamos um clima de servidão em nosso setor, estamos sinalizando a todos que não só o atendimento aos clientes externos é importante, mas o cliente interno também tem que ser atendido com a máxima eficácia possível, para que a organização possa crescer e ter reconhecimento do mercado em que está inserida. Servir é superar as expectativas de todos que necessitam de nós, internamente e externamente. Na equipe podemos servir de diversas formas (ensinando, treinando, lutando para melhorar as condições de nossos colaboradores, reconhecendo-os e corrigindo-os através de feedbacks, desafiando-os etc.). É claro que existem diversos pilares de sustentação para a liderança; foram listados aqui os que mais costumam acabar com o líder em seu dia-a-dia. O importante é ter em mente que estamos lidando com pessoas que possuem sentimentos e anseios pessoais e profissionais.

Controle

Quando não se sabe o quanto gastamos, fica impossível saber se estamos ganhando alguma coisa, esse é o sinal que não existe um controle. E essa é a razão de que é preciso existir um monitoramento, acompanhamento, Sempre! Afinal, no mínimo descuido, qualquer empresa pode perder o rumo e descambar ladeira abaixo. O controle dentro da administração foi mencionado por Fayol, em Teoria da Administração Científica, como uma das cinco funções primordiais da administração (Veja mais neste link https://administracaonoblog.blogspot.com/2020/09/henri-fayol-e-sua-teoria-classica-da.html); de tal forma que a sua inexistência ou deficiência tem reflexos negativos nas demais funções (planejamento, organização e liderança), resultando na ineficácia e ineficiência da instituição.