Administração no Blog: Ciclo PDCA, o que é e a sua utilização

É fácil encontrar no universo corporativo vários nomes, conceitos e teorias incomuns daqueles utilizados no nosso dia a dia, afinal, nesse ambiente competitivo é preciso perseguir a excelência e sempre buscar por meios que possam aperfeiçoar os processos e possibilitar uma redução nos custos, ampliar lucros e aumentar a satisfação dos clientes.

Seguindo neste contexto, vemos o planejamento estratégico como uma obrigação, e para executá-lo com eficácia e de forma contínua, os gestores podem utilizar uma metodologia conhecida como ciclo PDCA - Mas o que é o ciclo PDCA? Como funciona e para o que especificamente ele serve?

Conhecendo o Ciclo PDCA

O ciclo PDCA foi criado na década de 20 por Walter Andrew Shewart, um físico norte-americano conhecido por ser pioneiro no controle estatístico de qualidade – a intensão é facilitar a tomada de decisões e o alcance de metas.

Porém, sabe-se que na década de 50 esse método foi popularizado no mundo todo por outro americano, o professor William Edwards Deming, conhecido como guru do gerenciamento de qualidade e reconhecido por sua importância para a melhoria dos processos produtivos nos EUA durante a segunda guerra e também por seu trabalho de consultoria com executivos japoneses.

O ciclo PDCA recebeu esse nome (inglês) juntando as etapas que o compõem:

· P: do verbo “Plan”, ou planejar.

· D: do verbo “Do”, fazer ou executar.

· C: do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar.

· A: do verbo “Action”, agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.

Essa metodologia PDCA pretende melhorar o nível de gestão através do controle eficiente de processos e atividades internas e externas – isso quer dizer, com a padronização das informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisões importantes. Um fator importante é que uma vez implantado, o ciclo PDCA deve tornar-se uma constante dentro da empresa, um verdadeiro círculo virtuoso objetivando sempre a melhoria contínua.

Breve explicação sobre cada um dos seus quatro estágios:

Planejamento: Um projeto bem elaborado é primordial para o ciclo PDCA, pois impede falhas futuras e gera um enorme ganho de tempo. Paute o planejamento de acordo com a missão, visão e os valores da empresa, estabelecendo metas e objetivos e definindo o melhor caminho para atingi-los.

Execução: Após fazer um planejamento cuidadoso, coloque-o em prática e à risca, ou seja, procure não queimar etapas tampouco improvisar, para não comprometer todo o ciclo PDCA. A fase da execução é subdividida em outras três etapas: treinamento de todos os funcionários e gestores envolvidos no projeto, seguido da realização propriamente dita e da “colheita” de dados para uma posterior avaliação.

Checagem: É o estágio do ciclo PDCA onde são identificadas possíveis brechas no projeto. As metas alcançadas e resultados obtidos são mensurados através dos dados coletados e do mapeamento de processos ao final da execução. A checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: paralelamente à execução, de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito, e ao final dela, para uma análise estatística mais abrangente que permita os ajustes e acertos necessários.

Ação: A “última” etapa, na qual são aplicadas ações corretivas de modo a estar sempre e continuamente aperfeiçoando o projeto. É simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apuração do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e parâmetros.

Utilizando o Ciclo PDCA:

Vamos saber como é feito o processo do ciclo PDCA para solucionar pequenos problemas no nosso cotidiano, sabendo que ele visa solucionar qualquer problema de forma organizada e mais eficiente possível. Quais são as soluções, como elas serão implantadas, quem supervisionará; estas e outras muitas questões que serão respondidas ao longo da aplicação da ferramenta.

Estudo de caso: ‘café in the morning’.

Neste estudo em questão precisamos solucionar o problema de como levar um bolo gelado para o encontro das manhãs, por diversos fatores.

Vamos utilizar o ciclo PDCA para solucionar algumas questões em pauta, onde é preciso seguir alguns passos simples que exigem disciplina, como todas as outras ferramentas da qualidade, está também visa uma maior organização, ordenação, qualidade na solução, eficiência, entre outros ideais.

Antes, porém vamos relembrar as etapas do ciclo PDCA:

· PLAN - Planejar a execução do estudo de caso, utilizando técnicas como o brainstorming para identificar os problemas em questão e observar toda a sistêmica que origina o problema. Analisar as causas principais do problema, todo o seu efeito contra a realização do estudo de caso com sucesso e organizar as ideias para evitar tais obstáculos. Elaborar um plano de ação, definir como agir e quando aplicá-lo. Sempre definir quais as pessoas encarregadas na sua aplicação.

· DO - Executar o plano de ação elaborado seguindo todas as etapas disciplinadamente.

· CHECK - Verificar a efetividade da ação. Acompanhar todo o procedimento com relatórios e documentos gráficos para facilitar a instrução da equipe.

· ACTION - Padronizar todas as etapas para que se tornem funções frequentes e rotineiras no cotidiano da equipe. Concluir e revisar todas as ações, seguindo a ideia de que sempre novas necessidades aparecem, o que pode influenciar a adaptações no projeto.

Iniciamos: Estudo de caso: ‘café in the morning’

Ø Organizar o brainstorming (PLAN) - é importante saber que neste estudo de caso: ‘café in the morning’ existem alguns problemas que dificultam aos seus integrantes de levarem bolo gelado ao encontro – se utilizarmos um brainstorming, isso pode ajudar a encontrar ideias necessárias e viáveis para a solução dessa questão. Em um brainstorming ocorrem rotinas como em uma reunião, onde o grupo terá uma descarga de ideias em debate, e cabe ao grupo avaliar a necessidade da implantação da ideia e a viabilidade da mesma. O brainstorming é uma prática rápida e dispensa formalidades. O intuito é que todos os envolvidos citem ideias rápidas que parecem ser convenientes à solução do problema. A citação das ideias e a avaliação das mesmas são etapas separadas, portanto, no momento da citação as opiniões elas serão ilimitadas. Durante essa descarga conseguimos focar o problema real, que terá de ser combatido, e suas soluções plausíveis e viáveis. Neste estudo de caso concluiu-se que as diversidades que o grupo enfrenta: como o tempo gasto para chegar ao encontro, o transporte utilizado e o calor que se passará no dia do encontro. Algumas ideias foram delimitadas como plausíveis e viáveis; como escolher pessoas que moram perto do local do encontro, pois essas pessoas gastam menos tempo para chegar ao encontro; escolher pessoas que utilizam meios de transporte mais favoráveis para a locomoção do bolo gelado com cuidados maiores cuidados contra o calor; e usar ingredientes que conservam mais o bolo.

Ø Analisar as causas principais (PLAN) - após encontrar o problema real e as soluções a serem tomadas, é necessário analisar todas as causas principais dos problemas e seus efeitos contra a resolução projeto. Toda essa etapa se faz necessário para a tradução das soluções para as resoluções que a equipe precisará realizar. Os problemas mais relevantes são as distâncias que cada integrante do grupo mora em relação ao local de encontro. Este problema causaria dificuldade na locomoção do bolo gelado e gastaria muito tempo para chegar ao encontro, o que deixaria o bolo exposto a alta temperatura ambiente. Sendo assim, uniremos o grupo e pesquisaremos as pessoas que moram mais perto e que se dispõe a trazer o bolo com cuidados contra o calor. Foi pauta também a seguinte tese, alguns ingredientes em bolos gelados suportariam mais o calor do que outros. Exemplo: bolo com sorvete e chantili dificilmente aguentariam o mínimo de tempo fora da geladeira, logo, melhor seria utilizar outros ingredientes que apresentem melhor resistência à temperatura ambiente. Por último, se faz necessário apenas estipular os cuidados devidos no momento da locomoção do bolo gelado. Exemplo: separar uma bolsa térmica para manter uma temperatura agradável ao bolo e outras técnicas de isolamento térmico.

Ø Plano de ação: o quê, como, quando e quem irá fazer? (PLAN) - com o planejamento em mãos, é dada a hora de definir os responsáveis para executar e acompanhar todo o procedimento do estudo de caso. É importante também definir como será aplicada resolução e quem irá fazer. Toda a prática será definida em um prazo de tempo. No grupo do trabalho, a Ana mora mais próxima do local de encontro, por isso ela ficará encarregada de levar o bolo para o nosso ‘café in the morning’. O bolo será feito em grupo e terá cuidado especial na escolha dos ingredientes. Seguindo instruções, utilizaremos ingredientes que fortaleçam mais o bolo, resistindo à adversidade térmica. Com o bolo pronto 2 dias de antecedência ao encontro, manteremos na geladeira e levaremos ao encontro com o auxílio de isolamento térmico. O bolo ficará fora da geladeira no máximo 10 minutos, durante a locomoção até o encontro e ele será mantido dentro de um isopor.

Ø Executar o plano de ação (DO) - Toda a execução da resolução deverá ser acompanhada para a conferência de sua eficácia. As etapas devem ser seguidas com disciplina para que a conclusão tenha sucesso. Todas as etapas foram demarcadas em um histórico e seguidas passo a passo com checagem constante. O bolo foi programado para estar pronto 2 dias antes do encontro. Esse tempo foi estipulado por prevenção, contra possíveis erros. Todas as etapas são acompanhadas por checagem com histórico para garantir a resolução conforme debatido.

Ø Verificação (CHECK) - Todas as verificações foram realizadas através de um histórico montado pelas etapas que iremos realizar e por dados colhidos de pessoas com mais experiência no ramo. Foram feitas perguntas para pessoas que fazem bolos gelados, que nos informaram com relação ao tempo gasto, ingredientes favoráveis com relação à resistência térmica, entre outras informações relevantes. O acompanhamento é feito passo a passo, e geralmente preenchido por reuniões curtas, semelhantes ao brainstorming realizado no inicio do projeto. Dessa forma, se fosse necessário, poderíamos impor novas mudanças e debateríamos como implantar. Como nesse ou em outros projetos, percebemos como as soluções variam, assim como as necessidades. Pode acontecer de um projeto onde o cliente inicia com uma exigência, que se altera no meio da resolução. Com a checagem constante, nos permitimos ser mais flexíveis às novas tomadas de decisão.

Ø Padronização (ACTION) - Após garantir a eficácia no projeto, toda a resolução será padronizada para novos projetos seguintes. Serviria como um modelo para novas requisições. Caso nossa metodologia tenha alcançado o sucesso, será exemplo para novos encontros que necessitam de bolo gelado em que os integrantes do encontro sofram do mesmo problema. Em nosso projeto ‘café in the morning’ fica mais complicado enxergar tal explicação, mas em empresas onde o ciclo PDCA foi utilizado para aperfeiçoar os processos individuais que são realizados inúmeras vezes ao dia, é muito relevante padronizar um modelo de exemplo para a resolução.

Ø Revisão (ACTION) - Finalmente padronizado, ainda faz-se necessário uma última revisão para a conclusão do projeto. Fugindo do nosso projeto ‘cafe in the morning’ e voltando ao processo de uma empresa que o realiza inúmeras vezes ao dia, tal processo pode ter uma nova necessidade, um novo problema pode surgir, então é necessário um novo brainstorming, e readapta-lo às novas questões que surgiram. As revisões fazem parte do ciclo já que constantemente acontece uma nova funcionalidade, um novo problema a ser resolvido e outras tantas ocasiões que exigem nova formatação.