Administração no Blog: O Departamento Financeiro é Responsável ...

Departamento de Finanças

O departamento financeiro é responsável pela administração dos recursos financeiros da empresa. Isso significa assessorar a empresa como um todo, no sentido de fazer com que os ganhos por ela obtidos sejam suficientes não só para cobrir todos os gastos do dia-a-dia, mas também para gerar lucros e assim garantir o seu desenvolvimento no futuro. Por isso o departamento financeiro é um setor fundamental para qualquer empresa, seja ela grande, pequena, pública ou privada e tenha ou não fins lucrativos.

O trabalho na área financeira exige alguma habilidade para a matemática, além de raciocínio lógico e concentração. Afinal,esse é um setor que lida com registro e movimentação de valores, pagamentos, cálculos variados e, não é preciso dizer, qualquer erro pode representar um prejuízo para a empresa.

Imagine um funcionário que se distrai com facilidade trabalhando numa sala com várias outras pessoas. Um colega ao lado comenta o resultado do campeonato de futebol e o crédito previsto para ser liberado no dia 10 de março acaba sendo créditado no dia 15 de fevereiro. Concentração e disciplina são requisitos importantes para qualquer trabalho administrativo, mas na área financeira a dose de atenção e responsabilidade deve ser ainda maior.

Este estudo toma por base o departamento financeiro de uma empresa privada que tenha fins lucrativos.

Funções do Departamento Financeiro

Para que uma empresa continue a se desenvolver e crescer, é fundamental aplicar o dinheiro de forma eficiente, distribuindo-o por todos os setores ou departamentos. Cabe ao departamento financeiro lidar com os recursos da empresa. Observe que utilizamos a palavra recursos em vez de dinheiro, pois nem sempre os negócios movimentam dinheiro em espécie. Muitos bens (máquinas, imóveis, veículos) e alguns outros papéis (ações, debêntures) também podem fazer parte de negociações e permutas, pois têm um valor monetário que representa um montante em dinheiro.

Quanto às funções do departamento financeiro, geralmente elas se dividem em planejamento financeiro, aquisição e controle de recursos e distribuição de recursos. Veremos cada uma dessas funções detalhadamente a seguir.

Planejamento

O planejamento no departamento financeiro tem como objetivo, de modo geral, fazer com que as metas estabelecidas pela direção de uma empresa sejam alcançadas. Para que isso aconteça, é preciso definir:

• Como realizar as ações necessárias.

• Quando elas precisarão ser executadas.

• Por quem serão feitas.

• Quanto isso vai custar.

No último item, cabe ao departamento financeiro analisar as várias alternativas de investimento, observando qual delas é a menos onerosa e estabelecendo o montante de recursos que será investido.

Em síntese, o planejamento financeiro precisa apresentar a fonte dos recursos, ou seja, de onde sairá o dinheiro necessário para se realizar o que foi planejado. Algumas possibilidades seriam:

• Utilizar uma parte dos lucros da empresa. Nesse caso, em vez de distribuir o lucro aos acionistas ou sócios, esse dinheiro é guardado para ser aplicado no investimento.

• Efetuar um empréstimo bancário. Porém, muitas vezes, em função das taxas e dos juros cobrados, pode não ser uma boa opção.

• Dispor de mais dinheiro por parte dos sócios ou acionistas. Dependendo da sua importância para o crescimento do negócio, seria possível que os sócios se interessassem em empregar mais dinheiro no negócio.

• Vender algum bem de seu patrimônio. Nesse caso, seria importante analisar se a venda desse bem não iria trazer algum prejuízo à realização das atividades da empresa. Por exemplo, não seria interessante a empresa vender o automóvel que faz a entrega dos produtos nos domicílios dos clientes, se ela não tiver outro veículo para realizar o trabalho.

Cabe também ao departamento financeiro analisar a viabilidade de um projeto ou de um investimento específico. Isso porque, às vezes, tem-se a intenção de se realizar uma atividade e, após estudo e análise, verifica-se que é impossível de realizar tal atividade por muitas razões, dentre elas a questão financeira. Um projeto pode ser muito bom, mas, se o montante de recursos necessários ao seu empreendimento for superior à capacidade financeira da empresa, esse projeto deve ser descartado.

É função do departamento financeiro é apresentar alternativas à proposta do projeto em discussão. Muitas vezes não há dinheiro para construir uma nova fábrica, mas, com menos recursos, pode-se ampliar as instalações da fábrica atual. Talvez não haja condições financeiras para adquirir máquinas novas; no entanto, é possível obter recursos para consertar o maquinário existente. São alternativas feitas a uma proposta original e cabe ao departamento financeiro, após uma análise da situação, apresentá-Ias.

Aquisição e controle de recursos

Qualquer empresa, seja grande e com muitas filiais ou mesmo uma unidade de menor porte, realiza rotineiramente operações que visam manter o seu negócio em dia. São pagamentos de contas, impostos, compras de mercadorias e produtos, etc. Ou seja, são gastos diários necessários para o negócio funcionar. Já pensou se uma empresa comercial não puder realizar as vendas de suas mercadorias porque não tem mais o produto em estoque? Ou ainda se não puder abrir a loja porque está tudo às escuras, pois alguém se esqueceu de pagar a conta de energia elétrica?

Fica claro, portanto, que a empresa precisa de dinheiro no seu dia-a-dia e que muitos gastos são necessários. Cabe à administração financeira não deixar que faltem recursos para as atividades rotineiras. Mas uma organização não pode se contentar em pensar somente no agora. Ela precisa ter uma visão também de longo prazo. Portanto, o processo de aquisição e controle de recursos deve considerar a questão do tempo. Se uma empresa pretende ampliar suas instalações, ela precisa destinar parte dos seus recursos do dia-a-dia para viabilizar essa intenção.

Distribuição de recursos

Existe uma palavra muito utilizada na área financeira: Otimizar. Esse termo significa "tornar ótimo". Otimizar os recursos financeiros consiste em aplicá-los de modo eficaz.

Todos os departamentos de uma empresa necessitam de recursos. Sendo assim, para que o departamento comercial possa vender, é necessário ter mercadorias no estoque. Mas, para que elas estejam no estoque, é preciso comprá-Ias. E, para que as compras sejam efetuadas, é preciso pagar por elas.

Além disso, não se pode esquecer que em cada departamento da empresa há pessoas que precisam fazer o seu trabalho direito, da maneira correta e obedecendo aos prazos estabelecidos. Se isso não ocorrer, prejuízos podem surgir. Nesse caso, muitas vezes é preciso realizar treinamentos e elaborar regras claras para que não haja confusão entre os setores ou departamentos sobre a responsabilidade de cada um.