Administração no Blog: Planejamento por Cenários, como fazer

A criação de cenários é uma ferramenta estruturada que as organizações utilizam visando preparar-se para o futuro, além de ser uma ferramenta da era do conhecimento, a verdadeira intensão é visualizar possíveis configurações que estão por vir, cada um desses possíveis futuros é um "cenário". Quando se planeja o futuro é comum se manter ‘erroneamente’ a ideia de que tudo vai continuar a seguir em uma linha reta – e esse é o problema, pois as coisas não são assim, nada é tão simples no mundo real. A estrada que conduz para frente é por vezes, muito acidentada e repleta de curvas - e é aqui que o Planeamento por cenários desempenha a sua tarefa.

É importante saber que os cenários não são previsões ou prognósticos. Eles na verdade funcionam como linhas da história que ajudam a prever como é que as tendências e inovações atuais irão influenciar o futuro da empresa, de uma forma lógica, trazendo possíveis ‘retratos’ do futuro. Por outro lado, se as tendências evoluírem de uma forma ligeiramente diferente, é muito provável que aparecerão "paisagens" totalmente diferentes das previstas.

Vamos saber mais sobre a criação de cenários - os cenários são histórias cuidadosamente criadas acerca do futuro incorporando uma grande variedade de ideias e integrando-as de uma forma comunicável e útil, os cenários têm como função ajudar a relacionar as incertezas acerca do futuro com as decisões que devem ser tomadas no presente.

Acontece assim: um grupo de pessoas (normalmente executivos) se reúne para definir um pequeno número de cenários – que são as histórias sobre como o futuro poderá se mostrar e como é que isto pode afetar os negócios.

Esse processo conta com certo número de passos, entre eles:

· A identificação das forças motrizes que têm o potencial para influenciar o sucesso futuro da sua empresa.

· A definição das incertezas futuras principais para a sua empresa.

· Com base nestas incertezas, gerar cenários baseados numa abordagem "senão-ou".

· Calcular cenários de impacto detalhados (determinar de que forma cada cenário irá afetar a empresa).

· Validar os cenários com especialistas acordados e identificar onde é necessário fazer mais trabalho ou investigação.

· Identificar as sinalizações importantes que poderão indicar, durante um período, que um determinado cenário vai ocorrer.

· Avaliar, monitorar, e reavaliar os cenários.

Após essa etapa, fazer uma reflexão sobre esses cenários criados e avaliar as implicações de cada um para a organização. Por exemplo, quando olhamos para um dos cenários, teoricamente plausível de acontecer no futuro podemos questionar:

· Quais as capacidades que devemos reforçar para prosperar nesse cenário?

· Que medidas proativas podem ser programadas / adotadas, de modo que a empresa fique ‘melhor’ preparada para lidar com as mudanças à medida que elas forem surgindo?

· O quanto precisamos ser rápidos e capazes quando os primeiros sinais aparecerem de um novo cenário se formando?

Alguns possíveis exemplos de projetos de planeamento por cenários:

· Analisar os possíveis efeitos no ambiente através da expansão da empresa para outro local.

· Determinar os resultados potenciais do lançamento de um novo produto.

· Tomar decisões sobre a gestão do portfólio baseadas nos potenciais resultados financeiros.

· Avaliar as novas tecnologias presentes no mercado.

Após a criação de alguns possíveis cenários futuros que podem realmente acontecer, é chegada a hora de fazer uma avaliação sobre a posição competitiva em cada um desses cenários e se planejar de acordo com eles. Isso quer dizer que a grande vantagem do planeamento por cenários é ter mais flexibilidade estratégica:

· Poder antever onde irão surgir as oportunidades de investimento para cada um dos possíveis cenários futuros.

· A identificação de possíveis ameaças que possam ser inerentes em um ou outro cenário futuro, assim como reconhecer os seus sinais de aviso.

· Reforçar as capacidades mais relevantes da empresa a tempo de aproveitar as mudanças antecipadas – antes dos concorrentes.

· Aprender a complexidade de se pensar de forma criativa e pouco convencional.

Atenção para algumas armadilhas do Planeamento por Cenários:

Ø Pensar e tratar os cenários como previsões.

Ø Construir cenários com base em diferenças muito simplistas.

Ø Não concentrar os cenários em áreas de potencial impacto dos negócios.

Ø Utilizar os cenários como ferramentas ‘informativas / instrutivas’ ao invés de encara-los como uma aprendizagem na formação de estratégias.

Ø Não ter o cuidado de formar boas equipes no processo de planeamento dos cenários.

Ø A falta de estímulos imaginativos suficientes para a concepção dos cenários.

Ø Não dispor / utilizar um facilitador já experimentado para a mediação deste processo.

É certo que ao final da realização do planejamento por cenários, não significa dizer que conseguiremos prever com sucesso o ‘futuro’ – mas, se tivermos feito de forma correta este processo, isso significa que poderemos ter uma melhor compreensão do que pode vir a se materializar. E quando se é o responsável pelo sucesso da organização, dentro do cenário competitivo futuro – conseguir visualizar um futuro que pode se desenvolver não é uma simples previsão, mas uma necessidade vital. Então é certo que precisamos compreender o hoje, para sermos capazes de superar os desafios que estão por vir.