Controles

Todo controle sempre é um processo de monitoramento e avaliação de atividades de modo a verificar se o que está sendo executado está de acordo com o planejado, se os resultados são os esperados ou se precisam ser corrigidos devido qualquer desvio.

Atualmente nesse mercado competitivo e globalizado, as organizações precisam desenvolver e manter um alto padrão de resultados para sobreviverem e obterem um crescimento. No Brasil, com sua economia sempre problemática, juros sempre estratosféricos, o controle das empresas torna-se ainda mais importante.

A grande vantagem de um bom controle é conseguir identificar as disfunções desde o início e com isso conseguir antecipar o surgimento de problemas ainda maiores, além é claro de permitir a aplicação de medidas corretivas o mais cedo possível. Além disso, o controle é a única maneira dos administradores saberem se as metas da organização estão sendo alcançadas e por quê.

Tipos de Controle

Existe o burocrático, do cumprimento das decisões, ou seja, se as ações previstas e determinadas foram realizadas a contento. Esse controle é usualmente realizado pelos chefes, que cobram dos subordinados, ao fim do prazo previsto, a conclusão das tarefas que lhes atribuiu, mas também pode ser feito informalmente pelos profissionais, que tenham alguma área de autonomia, sobre o andamento dos seus próprios afazeres.

Esse mesmo tipo de controle encontra-se em grandes empresas ou obras,  onde um planejamento global, às vezes sob a forma de diagramas PERT (de Program Evaluation Review Technique), é periodicamente revisto, verificando-se o cumprimento de metas, de tal modo que o todo possa ser replanejado e possam ser tomadas ações específicas para lidar com atrasos e outras disfunções. Existe uma infinidade de controles, como: de gastos, de vendas, de horas trabalhadas, de qualidade de produtos ou serviços e etc.

Também temos o controle de mercado, ou seja, de verificação do comportamento de certas variáveis no ambiente externo, tais como participação no mercado (vendas da organização em relação a vendas totais de todas as organizações do mesmo setor), nível de preços em relação à concorrência. Para isso podem ser utilizados dados obtidos pelos sindicatos patronais, revistas especializadas e etc.

Processo de Controle

O processo de controle possui três fases:

·        Medição dos resultados obtidos;

·        Comparação com os resultados esperados;

·        Ação em função dos desvios encontrados.

Todo controle idealmente já deve estar incluído no planejamento.

A medição pode ser feita por diversas formas: observação pessoal, estatísticas, relatórios, até mesmo por coleta de dados da contabilidade, incluindo faturamento, folha de pagamento de pessoal e controle de estoques. As fontes podem ser as mais diversas.

O maior problema é o que medir: não se deve onerar o processo de controle com uma infinidade de variáveis inúteis nem deixar de lado algo relevante para o desempenho da organização.

A comparação é relativamente simples: basta comparar o resultado alcançado com o previsto, considerando eventuais diferenças dentro de uma faixa de variação como resultados normais.

A ação administrativa, passo final do controle, pode ser de três tipos:

·        Tomar uma ação corretiva, seja dos resultados obtidos, seja das causas que levaram a esses resultados, levando em consideração a importância do desvio, os custos da correção e os benefícios que se espera;

·        Alterar o padrão de resultados esperados, porque as expectativas foram excessivamente altas, porque houve mudanças no processo ou no ambiente, ou por outro motivo qualquer; ou ainda nada fazer, tendo em vista a importância da variável em questão e o custo/benefício de alterar algo.

Controles Financeiros

Sabemos que os conceitos de lucratividade, rentabilidade, prazo de retorno do investimento e ponto de equilíbrio devem ser estudados quando do planejamento de um novo negócio, da mesma forma que servem para medir o desempenho das empresas existentes.

A avaliação da saúde financeira da organização - seja ela com ou sem intuito de lucro - é da maior importância. Já que operar no vermelho, isto é, com mais despesas que receitas, ou depender de custosos empréstimos de curto prazo para fechar as contas, pode ser mortal para o moral dos trabalhadores e para a própria organização.

Da mesma forma que o planejamento, deve incluir variáveis a serem controladas, o próprio orçamento também é uma peça de planejamento, e as receitas e despesas orçadas devem ser confrontadas com as realizadas.

"Balanced Score Card"

O Balanced Score Card (BCD) é um sistema de controle que agrega diversos tipos de objetivos e medidas, abrangendo quatro áreas (financeira, consumidores ou clientes, processos internos e pessoal), permitindo a disseminação do controle por toda a organização e o reconhecimento da importância das metas não-financeiras.

Começa no alto, com a determinação dos objetivos da organização, financeiros e outros, tais como quantidade de produtos vendidos, investimento em treinamento, quantidade de acidentes de trabalho, etc.

A partir desse primeiro conjunto de metas, são definidas as metas específicas de cada departamento, que terão seus próprios  BCDs. Uma meta de desembolso máximo de despesas para a organização como um todo vai servir de base para as metas de desembolso de cada departamento; uma meta de vendas vai gerar metas de produção para um departamento, de compra de insumos para outro, e assim por diante.

Esse processo é repetido para cada nível da empresa, de tal forma que cada equipe passa a conhecer as suas próprias metas, ou seja, qual a sua responsabilidade no processo global.