Vamos acompanhar uma situação que muitos empresários, quando em começo
de carreira já vivenciaram: a empresa começa a crescer, é preciso contratar
cada vez mais funcionários, não param de chegar pedidos no site, os novos
clientes estão descobrindo a sua empresa, enfim, todos os sinais que sua
empresa está em desenvolvimento. É, tudo isso deveria ser perfeito, exceto por
um detalhe: a conta corrente da empresa (a
sua) só vive no vermelho. Ou seja, a impressão é que quanto mais se vende, a
dívida só aumenta.
- Será que existe uma saída, uma salvação para isso?
Vamos entender a Situação
No primeiro momento é essencial entender o que está acontecendo para ser
possível analisar esta situação, mas uma coisa é certa, no mundo dos negócios
nada é de graça, portanto quanto mais você vende, mais você gasta. É fato que
toda empresa desenvolve seus negócios com diferentes estruturas fixas: um
consultor, por exemplo, pode ter apenas um laptop com internet, um celular e trabalhar
da sua residência, portanto o seu custo estrutural será baixo; já uma copiadora
precisará de máquinas, espaço para essas máquinas, estoque de papel, tintas e
funcionários para tocar o negócio, portanto o custo estrutural será maior. Com
o crescimento da empresa, o custo estrutural também será crescente, mas nem
sempre ele será proporcional, ou seja, ele pode ser maior ou menor em termos
percentuais.
As empresas precisam controlar os
custos fixos necessários para sua operação
Vamos a um exemplo: um restaurante a quilo tradicional tem espaço para
atender 200 refeições por dia – com espaço para mesas e cadeiras, o buffet e
espaço na cozinha para produzir alimentação suficiente para 200 refeições -,
mas em média atende apenas 150, é claro que ainda existe espaço para aumentar
mais 30% no seu faturamento sem aumentar de forma impactante o seu custo fixo (o aluguel do restaurante será o mesmo com
150 ou com 200 refeições servidas).
Continuando, se este mesmo restaurante for beneficiado com a instalação
de um cliente em potencial bem a sua frente (um escritório de contabilidade, por exemplo) e com isso ele passe
a atender mais 50 a 80 refeições por dia. É claro que empresa cresceu, porém os
problemas começaram a aparecer junto com esse crescimento: a falta de mesas e
cadeiras, as filas para servir, talvez alguns problemas de qualidade na cozinha
e até de funcionários estressados. Resultado: os clientes ficaram insatisfeitos,
surgirão problemas com a sua imagem, fatalmente haverá perda de clientes que já
eram clientes antigos da empresa, também existira alta rotatividade de
funcionários e mais uma infinidade de outras questões operacionais que surgirão
cada vez mais. Parando para pensar um pouco, até que a situação financeira
neste momento é bem favorável, pois os custos estão menores do que as entradas,
mas o bom atendimento aos clientes tornou-se um problema desgastante, ou seja,
algo precisa ser feito.
Pensando em solucionar essa situação, uma das primeiras ações deste
empresário é aumentar sua estrutura, ou seja, neste exemplo ele alugará um
salão vizinho e com isso ele dobrará os custos da empresa com aluguel. Será
preciso reformar e instalar um novo mobiliário e os equipamentos, com isso ele
estará desembolsando ativos e contratando novos funcionários. A boa notícia é
que a sua capacidade de atendimento aumentará para 500 refeições dia. Todos os
clientes e funcionários irão gostar – serão só elogios por essa iniciativa.
Deste ponto em diante a vida financeira irá se tornar um desastre, isso porque todas
as reservas foram esgotadas até o ponto de ser necessário iniciar uma dívida no
capital de giro.
Trabalhar acima da capacidade pode
provocar perda de qualidade
Mas, como pode? As vendas aumentaram, a empresa aumentou, todos os
clientes estavam gostando, por que mesmo assim a empresa apresentou resultados
negativos no financeiro? Essa resposta é simples: o empresário efetuou
investimentos imobilizados e ampliou a sua capacidade de atendimento para
níveis superiores ao que poderia suportar. E junto com isso, os custos fixos
também subiram, fazendo com que fosse muito difícil, em médio prazo, equalizar
as contas.
E qual as razões que levaram até essa situação?
Possivelmente, o motivo que levou até essa situação financeira
desfavorável com o crescimento dos negócios foi à falta de uma pesquisa de
mercado ou ter feito uma análise incorreta do cenário apresentado. É preciso,
sempre, analisar os potenciais de mercado e fazer investimentos coerentes com o
crescimento. Quem faz investimentos já está prevendo um espaço para um
crescimento futuro, porém esse espaço deve ser calculado. Seria interessante deixar
investimentos previamente planejados sem a sua efetiva realização (como exemplo, pode-se deixar espaço para
instalações previamente reservado e planejado sem efetivamente executar).
No mundo dos negócios, é fato comum interpretar dados incorretamente,
porém, isso é muito perigoso para os negócios. O bom seria se existisse uma
avaliação dos sinais identificados, para então poder entendê-los e ter certeza se
eles são apenas uma situação pontual ou se eles são uma tendência do mercado.
Se forem pontuais, basta criar estratégias para aproveitar ou se defender
momentaneamente dessa situação. Se for uma tendência, será preciso criar
estratégias para desenvolver ações de médio e longo prazo adequadas para uma
nova realidade de mercado.
É importante olhar para o número possível
de vendas e não apenas o quanto a empresa consegue produzir
Quando avaliamos a capacidade de vendas, é certo que a empresa estará
lidando com uma situação mais próxima da realidade, ou seja, ela irá trabalhar
com perspectivas mais concretas. É importante ter ciência que a situação
financeira da empresa sempre é um ponto frágil e precisa ser bem gerenciada,
portanto trabalhar com previsão de vendas é o primeiro passo. Se essa previsão
ainda for mais próxima dos resultados efetivos, maiores as chances de solução.
É comum trabalhar com previsões de vendas de efetuadas, comprando trimestres
passados.
O passo seguinte deve ser adequar os
custos com base na capacidade de vendas, em outras palavras, fazer a adequação
dos custos com base na previsão estabelecida. Neste momento, algumas decisões
difíceis terão de ser tomadas, mas são prioritárias para solucionar problemas. Nunca
tenha um nível de custos maior do que a receita prevista, até porque essa
previsão de vendas como o próprio nome já diz é apenas uma previsão e pode não se concretizar, mas os
custos reais, esses não são apenas previsões, eles deverão ser pagos. Nesta
hora, é preciso estudar minuciosamente todas as contas da empresa
individualmente. Se por uma dessas pegadinhas
da vida, a empresa não possui controle financeiro separado - por tipo de gasto,
o famoso centro de custo,
recomenda-se a sua elaboração imediata, com uma planilha inicialmente simples e
com o passar do tempo ela ficará cada vez mais complexa à medida que a empresa
for crescendo. E lembre-se, é preciso separar todas as contas (insumos, salários, água, luz, telefone,
material de limpeza, material de escritório, transporte, embalagem, custos
administrativos, seguros, material promocional e todos os demais gastos em
separado que sejam relevantes conforme o tipo de negócio). Essa separação é
fundamental para que o plano de contas possa ser analisado e cada gasto seja
avaliado.
Equilibrando as contas - Adequando os
níveis de custos à previsão de vendas
Todas as decisões para adequar os custos
deverão ser levadas em consideração e todas deverão ser aplicadas, pois no
montante final farão a diferença, a saber:
- cortar custos de pequeno impacto,
como o uso racional de água e luz;
- cortar custos de pequenos gastos:
ao olhar cada gasto individualmente devemos perguntar: o negócio precisa deste
gasto? Se a resposta for negativa, corte;
- Nos cortes estruturais: deve-se analisar com cautela, afinal, esse tipo de corte
de custos envolvem aluguel, devolução de máquinas, veículos e outras dívidas. É
importante analisar sempre se o corte de custos valerá a pena no longo prazo. Em
um comércio de porta na rua, por exemplo, se resolvermos trocar de ponto, esta
ação pode até matar o negócio, por outro lado se o negócio esta dividido em
dois salões, até podemos abrir mão de um deles. Se as máquinas são locadas e a
produção esta diminuindo, pode-se negociar a devolução das mesmas;
- Os cortes de funcionários sempre são
a parte mais difícil nesta tarefa: avalie inicialmente a necessidade de
mão-de-obra sem levar em consideração aspectos emocionais, ou seja, verifique os
funcionários e tome a decisão necessária para operacionalizar com a estrutura
prevista de vendas. Sempre é importante observar com absoluta cautela a
necessidade real de desligar um funcionário, os diversos fatores que envolvem essa
avaliação são: experiência, tempo de casa, competência, confiança,
produtividade, respeito aos aspectos trabalhistas. Então, como já dissemos se for necessário um
corte de funcionários para a sobrevivência da empresa, faça de maneira
transparente e profissional, honre o pagamento do mesmo conforme a legislação
indica. O pior seria não desligar o funcionário hoje e amanhã deixar de pagá-lo
por não ter dinheiro em caixa.
Empréstimos e renegociação de dívidas
são a ultima etapa
A troca de dívidas pode ser interessante se já está com algum empréstimo
em aberto ou usando cheque especial ou cartão de crédito. Ao solicitar uma nova
linha de empréstimo com juros menores, sempre que possível solicitar um valor
maior que a dívida, assim poderá manter um pequeno capital de giro para
reiniciar seu fluxo de caixa sem cair novamente em fontes de recursos caras
como cheque especial ou cartão de crédito.
Perspectiva de Crescimento Futuro
Cortar custos não significa que devemos parar de pensar em crescer. O
fato é que momentaneamente foi preciso tomar uma decisão para equilibrar as
contas, mas a empresa continuará existindo e lutando para crescer. Manter a calma
e o controle financeiro sem arriscar muito são o caminho que deve ser trilhado,
e gradativamente devemos ir observando as vendas e os custos, até alcançarmos
de novo aquele patamar de um novo período sustentável de crescimento com fluxo
de caixa controlado. Novos funcionários poderão ser contratados ou
recontratados e treinados, e num futuro próximo novos investimentos serão
feitos, mas, desta vez em patamares sustentáveis.
O crescimento sustentável é:
desenvolver um negócio com equilíbrio financeiro e a satisfação dos envolvidos
A experiência prova que o importante desta vez, está no crescimento consciente
e adequado à realidade com possibilidade real de um futuro próspero junto da
realização profissional, somado a satisfação dos clientes e dos fornecedores e
o crescimento dos funcionários.
Fonte
e Sítios Consultados
http://www.artigonal.com
Nenhum comentário:
Postar um comentário