Administração no Blog: 5W2H – a comunicação dos Planos de Ação

Esta é uma técnica bastante usada na área da Qualidade Total e no Gerenciamento de Projetos, tem origem antiga, e consiste em uma maneira sucinta de descrever um procedimento e detalhar uma estratégia para levar a cabo um procedimento. No entanto, apesar do modelo 5W2H já possuir um amplo uso, a maioria das pessoas o aplica apenas para uma visão geral de um problema, usando outras ferramentas descritivas para esmiuçar o plano. Por isso enfatizamos que, no Coaching, o procedimento de elaboração do 5W2H é mais amplo. Serve tanto para fornecer uma visão geral do Plano – em nível macro – quanto detalhar etapa por etapa da estratégia – em nível micro.

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

As perguntas de Coaching podem ser inseridas dentro do modelo 5W2H, mas a reflexão é ampliada à medida que repetimos as perguntas em cada etapa do processo. A listagem do 5W2H em Qualidade e Gerenciamento de Processos dá prioridade ao responsável designado pela ação. Isto é o usual, pois neste caso esta ferramenta é usada por grupos. No Coaching, as perguntas iniciais são as de detalhamento do processo e a pergunta final é mais motivacional, pois esta ferramenta é usada de forma mais individual. A ordem é um pouco diferente, usualmente seguindo o modelo GROW (Meta-Realidade-Opções-Vontade), partindo da meta e do momento presente para o detalhamento e, após isso, é feito um “embalamento” final de toda a questão, através das metas perguntas de por que e para quê.

Mas, vamos ao que interessa:

O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é uma metodologia para a elaboração de planos de ação. É uma ferramenta que tem como objetivo eliminar ruídos na comunicação e gerar melhor qualidade na execução de tarefas.

Para que serve o 5W2h?

O 5W2H reúne as informações julgadas como as mínimas necessárias para a execução de um determinado plano de ação. Portanto, ao utilizá-lo para a descrição de uma atividade, o responsável pela execução terá todas as condições de realizar o proposto, de acordo com o que foi imaginado por aquele que delegou a responsabilidade.

Por que 5W2H?

O 5W2H surgiu nos EUA, durante a busca pela Qualidade Total. O nome da ferramenta provém das seguintes question words:

What – O que será feito (etapas)

Qual é o seu objetivo?

O que pretende fazer?

Como descrever o melhor que pode obter nesta situação?

Why – Por que e para que será feito (justificativa)

Qual é a razão que impulsiona esta ação? O que vai conseguir de retorno? Como está alinhada à estratégia geral e sua importância? E à sua visão futura de carreira ou da organização? Faz parte de sua missão? É essencial e significativa? Vale a pena?

Where – Onde será feito (local)

Em que situações / contextos e momentos (não necessariamente lugares, mas toda uma situação) pode descrever-se agindo ou obtendo o que quer? O que vai sinalizar que é o momento de agir assim?

When – Quando será feito (tempo)

Quais as primeiras e importantes ações necessárias? Como se seguem umas as outras? São proativas ou dependem de outras fora do seu controle?

Who – Por quem será feito (responsabilidade)

Quem está envolvido ou responsável em cada ação? Quem deve ser avisado?

How – Como será feito (método)

Como pode iniciar, mensurar e ativar as ações necessárias e também em soluções de contingência (no caso de obstáculos)?

How much – Quanto custará para ser feito (custo)

Quanto vai custar em tempo, esforço, dinheiro, conhecimento e preparação psicológica, motivacional e de negociação, tanto pessoal quanto de grupo?

- Elaborando um 5W2H

Para utilizarmos o 5W2H em solução de problemas (lembrando que essa não é sua única aplicação), primeiramente, é preciso tomar algumas precauções para ter certeza de que estaremos atacando a causa raiz de um problema e não seus efeitos. Para isso, podemos utilizar outras ferramentas, como o Diagrama de Ishikawa ou Pareto.

Feito isso, deverá verificar também se o seu plano de ação não afetará outras variáveis, criando novos problemas; se isso acontecer, novos 5W2H deverão ser elaborados. É interessante que sempre sejam analisadas mais de uma solução, para que o custo benefício e a real eficiência da mesma sejam analisados.

Uma das grandes vantagens desta ferramenta é sua grande simplicidade de elaboração, bastando, para isso, responder às 7 perguntas anteriores. É possível fazer isso utilizando uma simples planilha, documento do word ou e-mail. No entanto, para facilitar ainda mais, o Miguelando.com oferece a você o 5W2H online, que pode ser utilizado a partir de qualquer navegador (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome…) e ainda lhe permite gerenciar seus planos de ação; além de enviar um e-mail ao responsável, quando a ação é cadastrada.

Finalizando este assunto, voltamos a falar que esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas só agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. Afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa. Por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!