A importância do papel do
administrador como Gestor de organizações Públicas ou Privadas
Todo administrador possui diversas funções
na gestão de uma empresa, ele precisa desempenha-las com disciplina e
comprometimento - ele serve de exemplo para funcionários - e cabe a ele a responsabilidade de indicar os rumos
que a instituição deve seguir, bem como, tomar decisões para atingir os objetivos
e otimizar recursos na busca de eficiência e eficácia. Na prática, cada
organização, pública ou privada, possui suas necessidades e condições, neste
caso, o administrador deve se adequar à empresa e estabelecer por meio de
planejamento quais as metas prioritárias relacionadas à missão e visão da
organização para que sejam repassadas a equipe.
INTRODUÇÃO
Em um ambiente onde a mudança é a única certeza e o número de
informações geradas é desmedido, administrar riscos e prosperar é o objetivo
da maioria das empresas mesmo sendo elas do setor público.
Os gestores de todos os níveis hierárquicos de uma organização
devem buscar alcançar os objetivos de maneira eficiente e eficaz, atendendo
as expectativas de todos os envolvidos dentro e fora da organização. Para
isto, é necessário planejar, organizar, direcionar e controlar todos os
recursos necessários, desde financeiros, humanos e mercadológicos até
máquinas, equipamentos e insumos. Cabe a ele buscar o máximo de resultados
com o mínimo de esforços.
Quanto maior a capacitação do gestor, maior as chances de o
empreendimento ser lucrativo (privado), atingir objetivos e ter sucesso,
portanto, saber administrar é indispensável em todos os setores (público e
privado).
O tema foi selecionado, já que as práticas nas organizações sem
a presença de um administrador resultam em dificuldades para os
colaboradores, clientes, fornecedores e sociedade.
ADMINISTRAÇÃO: CONCEITO E FUNÇÕES
Durante a maior parte da vida dos seres humanos, os mesmos fazem
parte de organizações que são formadas por um grupo que trabalham em conjunto
com um objetivo comum.
E todas as organizações têm líderes ou administradores com a
responsabilidade de ajudá-las a alcançar tais objetivos, pois sem uma
administração, e que ela seja eficaz, é provável que a organização fracasse
(STONER; FREEMAN, 1999). Independente de qual setor a empresa esteja inserido
ela necessita de rumo, alvos e caminhos para obtê-los. Necessita de alguém,
no caso o administrador, para direcioná-la focando suas estratégias e
corrigindo possíveis desvios.
A tendência a organizar ou a colaborar em relacionamentos
interdependentes está intrínseca a natureza humana. Mesmo a organização
sugerindo unificar e coordenar atividades de pessoas ou subgrupos, certo grau
de conflito é inevitável. A tarefa da administração é unir os diversos
elementos, cooperadores e conflitantes, em um empenho total da organização
(KAST; ROSENZWEIG, 1992).
Qualquer que seja o caminho escolhido para conseguir o resultado
é necessário administrá-lo, planejar ações, organizar processos e insumos,
liderar equipe para trabalhar unida e controlar as atividades para manter na
linha correta. Conforme Mescon, Albert e Khedouri (1985 apud STONER; FREEMAN,
1999, p. 5), “a administração é o processo de planejar, organizar, liderar e
controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de
todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos
estabelecidos”. Deste modo, é o processo de assumir e colocar em prática
decisões sobre objetivos e utilização de recursos.
As organizações necessitam da ajuda de gestores para realizar o
processo de administrar e ser eficaz. “O principal motivo para a existência
das organizações é o fato de que certos objetivos só podem ser alcançados por
meio da ação coordenada de grupos de pessoas” (MAXIMIANO, 2002, p. 28).
O grupo de pessoas é o principal recurso das organizações,
utilizado para atingir resultado e além das pessoas, segundo Maximiano (2000,
p.92), as “organizações empregam dinheiro, tempo, espaço e recursos materiais
como instalações, máquinas, móveis e equipamentos”.
A demarcação do papel do administrador favorece a empresa na
definição real das atividades desenvolvidas pelo gestor dentro da
organização, uma vez que na atualidade as decisões são executadas
intuitivamente na maioria das empresas, sendo elas públicas ou privadas.
As organizações são importantes e exercem influência tanto para
os colaboradores que nela trabalham quanto para a sociedade onde ela está
inserida, isso porque, de acordo com Daft (2003), reúnem recursos para
realizar metas específicas, produzem mercadorias e serviços que os clientes
desejam a preços competitivos, procuram técnicas inovadoras de produzir e
distribuir com mais eficiência, criam tendência para inovação, refletindo o
desejo de aperfeiçoamento. As organizações adaptam-se e influenciam um
ambiente em rápida mutação, criam valor para seus proprietários, clientes e
funcionários, acomodam constantes desafios da diversidade, lidam com
preocupação sobre ética, motivação e coordenação dos funcionários.
Assim, a prestação de serviço ou produção de produtos realizada
pelas instituições existentes no mercado, afetam diretamente a sociedade,
clientes das empresas; as organizações privadas com grande preocupação com a
competitividade, e pública, que suas ações recaem sobre a população no geral.
Uma gestão inadequada prejudica a prestação do serviço e sua qualidade
refletindo inconformidade ao cliente.
As organizações utilizam os recursos disponíveis, dividem o
trabalho de forma coordenada, realizam processos de transformação para
alcançar o objetivo: produtos/ou serviços, sendo eficaz, mas para isso,
precisam da presença de um gestor.
ADMINISTRADOR COMO GESTOR
Em constantes transformações, o papel do administrador não pode
ser estático, sem modificações, sendo inflexível. Cada vez mais as
organizações estão alterando-se, agilizando, necessitando ser administradas,
de metas, focando no cliente e tendo as pessoas que trabalham nela como
parceiras, buscando eficiência e eficácia para obter o sucesso desejado.
Atualmente,
é perceptível o papel estratégico dos recursos humanos nas organizações e o
gerente deve utilizar desse ponto para fortalecer a organização. As pessoas
que contribuem para o sucesso da empresa, elas que podem atribuir o
pensamento sistêmico e se adaptar com mudanças que o ambiente externo impõe.
O papel do profissional de recursos humanos está evoluindo,
passando de assessor executivo para gerenciador de ações, para uma vinculação
mais próxima entre empregados e líderes de setores (MILKOVICH; BOUDREAU,
2000). As organizações dependem das pessoas para poderem funcionar e alcançar
sucesso, e as pessoas necessitam das organizações para conseguir realizar
seus objetivos individuais, por meio de remuneração e realização pessoal
profissionalmente.
A
Administração requer bom-senso, assim o administrador, dentro de suas
funções, estabelece rumos e dirige as pessoas que executam o trabalho. Além
disso, na visão de Lacombe e Heilborn (2006), são indispensáveis para um bom
administrador ter experiência, conhecimento, habilidade em lidar com as
pessoas, responsabilidade e, acima de tudo, alto grau de compreensão de si
próprio e da sua equipe.
Na
tarefa de administrar nem sempre ocorrem acertos, ou somente decisões
totalmente vantajosas. Nos altos e baixos do mercado o administrador precisa
tomar algumas decisões que afetam o menos possível a organização, que possa
mantê-la em funcionamento sem perigo de queda fatal. Para Drucker (1981) uma
das tarefas do administrador é harmonizar, em cada decisão, as condições
futuras a curto e longo prazo, sem sacrificar o futuro e sem colocar a
empresa em perigo. Não sendo possível harmonizar, deve pelo menos
equilibrá-las, calcular sacrifícios a fim de proteger seus interesses
imediatos, ou verificar quais os sacrifícios de hoje em benefício do futuro.
Esta
é uma função econômica do administrador, devendo tomar decisões, pois não
existe decisão perfeita. Lacombe e Heilborn (2006) destacam que é necessário
pesar vantagens e desvantagens das alternativas para realizar a escolha da
melhor, priorizando o desempenho econômico.
Do
mesmo modo, é necessário compreender também a influência das ações na
comunidade. O desenvolvimento econômico e social das sociedades resulta da
administração, depende do desempenho, competência, dos valores dos
administradores.
Estas atitudes desempenhadas pelo gestor influenciam a
instituição como um todo. Observados comportamentos, motivação e desempenho
na função ajustam-se possíveis deformidades na administração e possibilita
descrever as atividades de forma técnica, permitindo a criação de um manual
de procedimentos para padronizar as atividades rotineiras, criando ordem na
organização e orientação para o futuro.
Existem
muitas características importantes de um gestor, porém algumas são
primordiais. Primeiramente, o autoconhecimento. Este é fundamental, saber
quais são os seus limites, conhecer pontos fortes para usá-los da melhor
forma, e seus pontos fracos para aprimorá-los. Para Kreizeb (2007), outra
característica importante é possuir conhecimentos específicos de sua área e o
relativo a áreas afins, os quais são necessários para que se possa aplicar
melhorias no seu ambiente e também em outros, e facilitar o desenvolvimento
dos liderados.
Além destas características o gestor deve também desempenhar a
função de líder, possibilitando assim, noção para melhorar o direcionamento
das ações do grupo.
O ADMINISTRADOR COMO LÍDER
Liderança é um conceito estrutural para o administrador, depende
de circunstâncias, porém, não existem líderes sem liderados e para tanto, os
administradores necessitam buscar características específicas de liderança,
traçando um perfil da que será utilizada e acompanhar o grupo,
influenciando-o para alcançar resultados.
Para administrar com as funções administrativas, existem modelos
de gestão diferentes que podem ser utilizados pelo administrador. Figueiredo
e Caggiano (1997, p. 30) mencionam que o modelo de gestão é em síntese, “um
grande modelo de controle, pois nele são definidas as diretrizes de como os
gestores vão ser avaliados, e os princípios de como a empresa vai ser
administrada”.
Os gerentes são os protagonistas do processo administrativo,
responsáveis pelo trabalho de outros funcionários das organizações. A maneira
com que os mesmos trabalham com seus colaboradores varia de organização para
organização, sendo que, atualmente compartilham sua autoridade com seus
funcionários (MAXIMIANO, 2002). O gestor serve de exemplo para os
colaboradores, seu comportamento influencia todos os outros comportamentos
dentro da organização mesmo sendo pública, e o mesmo pode transmitir aos
colaboradores uma conscientização de equipe, fazendo com que todos contribuam
na direção que a empresa toma.
A organização necessita de uma boa comunicação, com integrantes
sabendo seu papel e a importância dele no alcance dos resultados, para tanto,
o gestor deve organizar a empresa da forma que as atividades fluam e possam
concretizar o objetivo. Para Fayol, com a empresa organizada seus
colaboradores necessitam de orientações do que fazer, suas ações precisam de
coordenação e tarefas de controle, sendo este o papel dos gerentes. Com base
nisto, desenvolveu 16 deveres dos gerentes como afirma Maximiano (2002):
1.
Assegurar a cuidadosa preparação dos planos e sua rigorosa
execução;
2.
Cuidar para que a organização humana e material seja coerente
com os objetivos, recursos e requisitos da empresa;
3.
Estabelecer uma autoridade construtiva, competente, enérgica e
única;
4.
Harmonizar atividades e coordenar esforços;
5.
Formular decisões de forma simples, nítida e precisa;
6.
Organizar a seleção eficiente de pessoal;
7.
Definir claramente as obrigações;
8.
Encorajar a iniciativa e o senso de responsabilidade;
9.
Recompensar justa e adequadamente os serviços prestados;
10.
Usar punições para faltas e erros;
11.
Manter a disciplina;
12.
Subordinar os interesses individuais ao interesse geral;
13.
Manter a unidade de comando;
14.
Supervisionar a ordem material e humana;
15.
Ter tudo sob controle;
16.
Combater o excesso de regulamentos, burocracia e papéis.
Estes deveres direcionam a atuação do gestor público e privado
para obterem o comprometimento, trabalho em equipe e resultados desempenhando
a função de líder.
Aos poucos despontou a necessidade de entender como os
indivíduos se comportam nas organizações, seus interesses, sua satisfação e o
como isso interfere para a organização. Na visão de Clutterbuck e Crainer
(1993), se os administradores conseguissem alcançar tal compreensão seriam
capazes de cessar ou desviar comportamentos irregulares e reforçar
comportamentos harmonizados com os objetivos da organização.
Os líderes defendem valores que representam a vontade dos
liderados, no entanto não desempenham apenas esta função. A variedade dos
tipos de liderança dificulta traçar com precisão o que o líder faz.
A liderança é fator fundamental no contato com os colaboradores.
O líder é como um maestro que coordena a seqeência da música, das atividades.
Koontz (1978) destaca que líderes planejam com habilidade, organizam com
lucidez, selecionam, adestram e dirigem bem os subordinados, tornando os
planos produtivos.
Para
que haja o relacionamento adequado é necessário que o líder saiba discernir
alguns conceitos como liderança, respeito, comprometimento, poder e
autoridade. Sendo que:
Poder:
é a faculdade de forçar ou coagir alguém a fazer sua vontade, por causa de
sua posição ou força, mesmo que a pessoa preferisse não o fazer.
Autoridade:
A habilidade de levar as pessoas a fazerem de boa vontade o que você quer por
causa de sua influência pessoal. (HUNTER 2004, p.26).
O líder que demonstra conhecimento e experiência transmite
confiança para os seus funcionários, mas para isto, é necessário que exista
uma atualização constante para manter conhecimentos e se atentar às mudanças
impostas pelo ambiente preparando funcionários para adaptações.
As empresas estão em constante desenvolvimento e precisam de uma
liderança que além de continuar se desenvolvendo, também desenvolva as
pessoas, preparando-as para que possam atender às necessidades da empresa. O
líder possui um papel de facilitador, precisa preparar um ambiente que
facilite para as pessoas se desenvolverem. Terá que disponibilizar recursos e
prestar orientação para atender às necessidades dos funcionários (KREIZEB,
2007).
Como afirma Drucker (1996, p. 77), “o requisito final
da liderança eficaz é ganhar a confiança. Confiança é a convicção de que o
líder fala sério. É a crença numa coisa muito antiquada chamada integridade”.
Desta forma, a equipe é estruturada e se solidifica, constroem-se ações com
comprometimento e base forte.
Porém não existe uma forma ideal, padrão de liderança, a
flexibilidade é fator fundamental para exercê-la. Para Lacombe e Heilborn
(2006), nenhum líder inspira mais confiança em seus liderados do que a que
ele mesmo deposita em si e o demonstra. Dúvidas do líder geram ainda mais em
seus liderados. A liderança somente faz sentido quando se estabelecem
circunstâncias em que o líder deve agir, mas é impossível determinar
características gerais válidas para um líder sendo que, ao passar dos anos,
apresentaram-se os tipos mais variáveis de perfis.
O administrador tem que adaptar seu estilo de gestão em função
de inúmeras variáveis, não se pode dizer que exista um único estilo ideal, é
necessário avaliar o ambiente em que se encontra para decidir a forma mais
adequada, conforme o mesmo autor.
Segundo Quinn (2003, p.
12) “em meados da década de 1990, já estava claro que não haveria um modelo
único que fosse suficiente para orientar os gerentes, e que seria preciso, na
verdade, enxergar todos os quatro modelos como elementos de uma matriz mais
vasta”.
Alguns moldes com características
principais e específicas proporcionam atingir objetivos de uma forma mais
produtiva e flexível, promovendo adequação ao ambiente. O quadro de valores
competitivos é útil para especificar alguns valores e critérios e também
ajuda a refletir sobre os oito papéis conflitantes desempenhados pelos
gerentes.
Para Quinn (2003), cada
um dos modelos organizacionais do quadro de valores competitivos adota
diferentes critérios de eficácia. No modelo das metas racionais é
produtividade, realização, direção e clareza de objetivos. No modelo de
processos internos, documentação, gerenciamento de informações, estabilidade
e controle. Já no modelo de relações humanas os critérios são participação,
abertura, compromisso e moral e, por fim, no modelo dos sistemas abertos
destaca-se inovação, adaptação, produtividade e realização.
No modelo das metas racionais existem os
papéis de diretor e produtor. Como diretor espera-se, segundo Quinn et al
(2003), que o gerente explicite expectativas por meio de processos
(planejamento) e seja um deflagrador decisivo, seleciona alternativas,
estabelece objetivos, define papéis e tarefas, gera regras e políticas e
fornece instruções.
Para o papel de produtor espera-se que os
mesmo sejam orientados para tarefas, mantenham o foco no trabalho e exijam um
alto grau de interesse pessoal. Já no modelo dos processos internos,
destaca-se o papel de monitor que deve saber o que se passa em sua unidade,
determinar se as pessoas estão cumprindo as regras e averiguar se o setor
está fazendo sua parte e o papel de coordenador espera-se que o gerente dê
sustentação à estrutura e ao fluxo do sistema, como afirma o mesmo autor.
No modelo das relações humanas
desenvolvem-se os papéis de facilitador e mentor, sendo que, espera-se do
facilitador o fomento dos esforços coletivos, que promove a coesão e o
trabalho em equipe e administre conflitos interpessoais. O mentor dedica-se
ao desenvolvimento das pessoas mediante uma orientação cuidadosa de empatia.
É o papel do interesse humano, o gerente é solícito, atencioso, sensível,
afável, aberto e justo, segundo Quinn et al (2003).
Por fim, no modelo dos sistemas abertos
existem os papéis de inovador e negociador. O gerente inovador é encarregado
de facilitar a adaptação e a mudança, deve prestar atenção ao ambiente em
transformação, identificar tendências significativas, conceitualizar e
projetar mudanças necessárias e tolerar as incertezas e riscos. E o
negociador preocupa-se particularmente com a sua sustentação da legitimidade
exterior e a obtenção de recursos externos. Os gerentes, na função de
negociador, devem ter astúcia política, capacidade de persuasão e influência
e poder. (QUINN et al, 2003).
Para
desempenhar tal função é imperativo conhecer o desempenho e saber as
diferenças de colocação, qual é realmente o papel de cada posto. Muitos
autores tratam das diferenças entre administrador e líder, Bennis (apud
LACOMBE; HEILBORN, 2006) destaca que administrar é assumir responsabilidade,
fazer acontecer, e liderar é influenciar, guiar em direção. Para o autor, o
líder opera sobre os recursos emocionais da organização, seus valores. Já o
administrador sobre os recursos físicos.
Sem
dúvida, a união dos dois papéis é de extrema importância para eficiência de
ações, pois proporcionam uma fusão de desempenho que enaltecem a atuação e
superam resultados com a criatividade e excelência nas obras. Para Kotler
(1999 apud LACOMBE; HEILBORN, 2006, p. 350), “liderança e administração são
dois sistemas complementares de ação, necessários ambos para o êxito de um
negócio num ambiente volátil”. “O real desafio é combinar uma liderança forte
com uma administração forte e usar cada uma pra equilibrar a outra.
Administrar é saber lidar com a complexidade. Liderar é saber lidar com a
mudança”.
A liderança proporciona à administração uma facilidade na união
dos recursos para aplicação das ideias obtendo o retorno esperado. Ela
desenvolve influência sobre os liderados, mantém o respeito, auxilia a
equipe, dissemina comunicação e compreensão do todo, organiza e realiza com
mais facilidade, a implantação de ideias para o avanço dos procedimentos e
otimização dos recursos, atendendo assim, o objetivo fim.
CONCLUSÃO
O presente artigo fundamentou teoricamente a importância do
papel do administrador como gestor de organizações públicas ou privadas. Que
o gestor necessita de conhecimentos para readequar equipes, definir objetivo,
desenvolver estratégias e aplica-las no exercício da função.
Com o planejamento,
organização do pessoal e estabelecimento de necessidades prioritárias pelo
administrador, permite-se um desempenho adequado na produção ou prestação dos
serviços, proporcionando efetivar a qualidade.
Para o alcance da qualidade é necessário que o administrador
estabeleça alguns procedimentos padrões, crie regras para conquistar
organização, respeito e disciplina; realize também, reuniões periódicas para
uma gestão participativa desenvolvendo soluções para os problemas existentes.
Contudo, o Administrador desempenha tanto o papel gerir
(planejar, organizar), como o de líder motivando e direcionando o pessoal
para que juntos conquistem o objetivo traçado e de conhecimento de todos.
Tornando as informações públicas dentro da instituição, permite-se que o
pessoal tome ciência dos acontecimentos e se envolva, fazendo parte do todo,
em busca de solução para que se obtenha sucesso na resolução de qualquer
eventualidade.
Desta forma, o papel e presença do administrador têm relevância
fundamental para o planejamento, organização das ações conforme os recursos
existentes e os a serem conquistados, a direção para cumprir a missão,
desempenhar funções rumo à visão e controlar para que as ações estejam de
acordo com o planejado, podendo ser corrigidas adequando às necessidades do
ambiente interno e externo que estão em constante processo de mudança. Sem um
responsável, um guia, a empresa perde a direção do foco que necessita ter
para obter resultados.
Tanto a organização privada com objetivo de satisfazer clientes
e obter lucro, quanto à pública em atender necessidades dos clientes e
aplicar recursos de forma eficiente para fornecer produto/serviço de
qualidade ao cidadão, sem administração é provável que fracasse, siga em
círculos, sem sucesso. Necessitam de planejamento, método, objetivo, foco e
administrador.
Fonte e Sítios
Pesquisados
http://www.partes.com.br
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