Teoria Geral da Administração e algumas Influências

O mundo atual é uma sociedade institucionalizada e composta de organizações - todas as atividades voltadas para a produção de bens (produtos) ou para a prestação de serviços (atividades especializadas) são planejadas, coordenadas, dirigidas e controladas dentro de organizações. As organizações são constituídas de pessoas e de recursos não humanos (como recursos físicos e materiais, financeiros, tecnológicos, mercadológicos, etc.). A vida das pessoas depende das organizações e estas dependem do trabalho daquelas. Nascemos, vivemos e morremos dentro de organizações.

As organizações são extremamente heterogêneas e diversificadas, de tamanhos, características, estruturas e objetivos diferentes. Existem organizações lucrativas (chamadas empresas) e organizações não lucrativas (como o Exército, Igreja, Serviços públicos, entidades filantrópicas, organizações não governamentais, etc.).

A Administração trata do planejamento da organização (estruturação), da direção e do controle de todas as atividades diferenciadas pela divisão de trabalho que ocorram dentro de uma organização. Assim, a Administração é imprescindível para a existência, sobrevivência e sucesso das organizações. TGA é o campo do conhecimento humano que se ocupa do estudo da Administração em gera, não se preocupando onde ela seja aplicada, se nas organizações não lucrativas.

A Administração revela-se nos dias de hoje como uma área do conhecimento humano impregnado de complexidades e de desafios. O profissional que utiliza a Administração como meio de vida pode trabalhar nos mais variados níveis de uma organização: desde o nível hierárquico de supervisão elementar até o nível de dirigente máximo da organização. Pode trabalhar em Administração da Produção, Adm. Financeira, Rec. Humanos, Marketing, Empreendedor  ou ainda na Administração geral.  – Cada área de Administração é diversa e diferenciada.

O profissional de Administração não é julgado somente pelo que sabe, mas como aplica o que sabe na organização e pelos resultados que consegue com os recursos disponíveis.

         Existem três tipos de habilidades necessárias para que o administrador possa trabalhar com sucesso: A Habilidade Técnica, a Humana e Conceitual.

Habilidade técnica: Consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para o desempenho de tarefas específicas, por meio da experiência e educação. É muito importante para o nível operacional.

Habilidade Humana: Consiste na capacidade e facilidade para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas atitudes e motivações e liderar grupos de pessoas. Para o nível gerencial.

Habilidade Conceitual: Consiste na capacidade de compreender a complexidade da organização como um todo e o ajustamento do comportamento de suas partes. Essa habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu departamento ou grupo imediato. É muito importante para o nível institucional. A combinação dessas habilidades é importante para o administrador.

A TGA se propõe a desenvolver a habilidade conceitual, embora não deixe de lado as habilidades humanas e técnicas. Em outros termos, se propõe a desenvolver a capacidade de pensar, definir situações organizacionais complexas, diagnosticar e propor soluções.

A Administração e suas Perspectivas

Em uma época de complexidades, mudanças e incertezas como a que atravessamos hoje, a Administração tornou-se uma das mais importantes áreas da atividade humana. E, a tarefa básica da Administração é faze as coisas por meio das pessoas de maneira eficiente e eficaz.

Peter Drucker, autor neoclássico, afirma que não existem países desenvolvidos e países subdesenvolvidos, e sim países que sabem administrar a tecnologia e os recursos disponíveis e potenciais e países que ainda não o sabem. Em outros termos, existem países administrados e países sub-administrados. O mesmo ocorre com as organizações.

O trabalho do administrador em qualquer organização – seja ele um supervisor de primeira linha ou o dirigente máximo da organização – é essencialmente o mesmo. Nesse sentido, não há uma distinção básica. Qualquer que seja a posição ou o nível que ocupe, o administrador alcança resultados através da efetiva cooperação dos subordinados. (O Aprendiz).

Neste sentido a Administração tem a função de conseguir fazer as coisas por meio das pessoas, com os melhores resultados. Com o aumento do tamanho das organizações e a complexidade é que a TGA surgiu, permitindo oferecer aos dirigentes das organizações os modelos e estratégias adequadas para a solução de seus problemas empresariais.

O significado e o conteúdo da Administração sofreram uma formidável ampliação e aprofundamento através das diferentes teorias que abordaremos nesta disciplina.

O conteúdo do estudo da Administração tende a abordar as variáveis e assuntos típicos da orientação teórica de sua escola ou teoria. – Pretendemos abordar uma visão mais ampla, comparativa e sobre tudo, crítica de cada teoria da Administração.

A Teoria Geral da Administração começou com a ênfase nas tarefas (atividades executadas pelos operários em uma fábrica), através da ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA de Taylor. A seguir, a preocupação básica passou para a ênfase na estrutura com a TEORIA CLÁSSICA de Fayol e com a TEORIA DA BUROCRACIA de Max Weber, seguindo-se mais tarde a TEORIA ESTRUTURALISTA. A reação Humanista surgiu com a ênfase nas pessoas, por meio da TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS, mais tarde desenvolvida pela TEORIA COMPORTAMENTAL e pela TEORIA DO DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL. A Ênfase no ambiente surgiu com a TEORIA DOS SISTEMAS, sendo completada pela TEORIA DA CONTINGÊNCIA. Esta, posteriormente, desenvolveu a ênfase na tecnologia. Cada uma dessas cinco variáveis: tarefas, estrutura, pessoas, ambiente e tecnologia – provocou a seu tempo uma diferente teoria administrativa, marcando um gradativo passo no desenvolvimento da TGA.

Cada teoria administrativa privilegia ou enfatiza uma ou mais dessas cinco variáveis.

1903 - Administração Científica               Homo Economicus

1909 -  Teoria da Burocracia                         “        “

1916 -  Teoria Clássica                                  “        “

1932 -  Teoria Relações Humanas           Homo Social

1947 -  Teoria Estruturalista                      Homem Organizacional

1951 -  Teoria dos Sistemas                      Homem Funcional

1953 -  Abordagem Sociotécnica                    “        “

1954 -  Teoria Neoclássica                              “        “

1957 - Teoria Comportamental                 Homem Administrativo

1962 - Desenvolvimento Organizacional         “      “

1972 - Teoria da Contingência                        “       “

A TGA estuda a Administração das organizações e empresas do ponto de vista da interação e interdependência entre as seis variáveis principais: Tarefas, Estruturas, Pessoas, Tecnologia, Ambiente e Competitividade. O comportamento desses componentes é sistêmico e complexo: cada um influencia e é influenciado pelos outros. Modificações em um componente provocam modificações em maior ou menor grau nos demais. A adequação e integração entre essas seis variáveis constitui o desafio da Administração. O Objeto de estudo da Administração é a atividade Organizacional. 

O Futuro da Administração:

O mundo vem acompanhando o fim de uma forma organizacional, aquela organização burocrática - e estamos a viver com as novas arquiteturas organizacionais adequadas às novas demandas da era pós-industrial - as fraquezas da organização burocrática serão os germes dos futuros sistemas organizacionais, devido a:

1.   Mudanças rápidas e inesperadas - tanto tecnológicas, como no campo do conhecimento e da explosão populacional, o que impôs novas e crescentes necessidades atuais para as organizações, que não tinham condições de atendê-las.

2. Crescimento em tamanho das organizações (não necessariamente físico), que se tornaram complexas e internacionais.

3. Atividades dos dias de hoje, que exigem pessoas com diversas competências e altamente especializadas – que envolvem problemas de coordenação, rápidas soluções com problemas digitais de comunicação e, principalmente, de acompanhamento dessas rápidas mudanças.

A tarefa administrativa das próximas décadas será incerta e desafiadora, pois deverá ser atingida por uma infinidade de variáveis, mudanças e transformações carregadas de ambiguidades e de incertezas.

Vários fatores estão provocando profundos impactos sobre as organizações e empresas, como:

1 – Crescimento das organizações: Na medida em que cresce ocorre uma subdivisão interna e especialização dos órgãos e, em decorrência, maior necessidade de coordenação e integração das partes envolvidas para garantir a eficiência e eficácia.

2 – Concorrência mais aguda: À medida que aumentam os mercados e os negócios, crescem também os riscos da atividade empresarial. Os produtos ou serviços que demonstrem serem superiores ou melhores serão os mais procurados. Quem manda é o mercado!

3 – Taxas elevadas de inflação: Os custos de energia, matérias primas, mão de obra e do dinheiro estão se elevando continuamente. A inflação imporá novas pressões e ameaças sobre as organizações lucrativas: estas deverão lutar pelo lucro e sobrevivência através de maior produtividade.

4 – Globalização da economia e internacionalização dos negócios: O esforço de exportação, a criação de novas subsidiárias para fixar raízes em outros territórios estrangeiros - é o fenômeno das organizações competindo por um espaço mundial.

5 – Visibilidade maior das organizações: Enquanto crescem, as organizações tornam-se competitivas, mais sofisticadas, internacionalizam-se mais e, com isso aumentam sua influência ambiental, ou seja, as organizações chamam mais a atenção do ambiente e do público e passam a ser mais visíveis e percebidas pela opinião pública. Isso pode ser positivo ou negativo.

Algumas influências na História da Administração

A influência da Filosofia:

Sócrates (400 a.C. na Grécia) em sua discussão com 'Nicomaquides' expõe seu ponto de vista sobre a Administração como uma habilidade pessoal separada do conhecimento técnico e da experiência. Também foi o primeiro a afirmar a Universalidade da Administração.

Platão (370 a.C. na Grécia) discípulo de Sócrates, analisou os problemas políticos e sociais decorrentes do desenvolvimento social e cultural do povo grego. Em sua obra, a República, expõe a forma democrática de governo e de administração dos negócios públicos.

Aristóteles (300 a.C. Grécia) discípulo de Platão, deu o impulso inicial à filosofia, Cosmologia, Lógica e Ciências naturais, abrindo as perspectivas do conhecimento humano. No livro Política, sobre a organização do Estado, distingue as três formas de administração pública:

1.   Monarquia ou governo de um só (que pode redundar em tirania);

2.   Aristocracia ou governo de uma elite (que pode descambar para oligarquia);

3.   Democracia ou governo do povo (que pode degenerar em anarquia).

Idade das Trevas - Período silencioso em produção e criatividade científico administrativo – Domínio católico romano até a reforma protestante e início da Renascença. (325 à 1520 d.C.)

Francis Bacon (1561-1626), filósofo e estadista inglês e fundador da Lógica Moderna baseada no método experimental e indutivo, mostra a preocupação prática de se separar experimentalmente o que é essencial do que é acidental ou acessório. Bacon antecipou-se ao princípio conhecido em Administração como princípio da prevalência do principal sobre o acessório.

René Descartes (1596-1650), filósofo, matemático e físico francês, considerado o fundador da Filosofia Moderna, criou as coordenadas cartesianas e deu impulso à Matemática e a Geometria da época. Na Filosofia, celebrizou-se pelo livro O Discurso do Método, no qual descreve seu método filosófico denominado “Método Cartesiano”. Sob sua influência outros filósofos aumentaram a abrangência na ordem e no controle do trabalho pelos princípios cartesianos.

Thomas Hobbes (1588-1679), filósofo político inglês, no livro Leviatã, assinala que o povo renuncia a seus direitos naturais em favor de um governo que, investido do poder a ele conferido, impõe a ordem, organiza a vida social e garante a paz, porém o mesmo (estado) ao crescer alcança as dimensões de um dinossauro, ameaçando a liberdade de todos.

Jean-Jacques Rousseau (1712-1778) grande pensador e político; desenvolveu a teoria do Contrato Social. Contrato social é um acordo entre os membros de uma sociedade pelo qual reconhecem a autoridade igual sobre todos de um regime político, governante através de regras.

Karl Marx (1818-1883) e Friedrich Engels (1820-1895), propõem uma teoria da origem econômica do Estado. O poder político e do Estado nada mais é do que o fruto da dominação econômica do homem pelo homem. No Manifesto Comunista, afirmam que a história da humanidade é uma história da luta de classes.

A influência da Organização da Igreja Católica:

Durante vários séculos, as normas administrativas e os princípios de organização pública foram se transferindo das instituições das instituições dos Estados (como Atenas e Roma) para as instituições da Igreja Católica. À medida que o cristianismo se espalhava e surgiam diferentes seitas, ela precisava definir com mais clareza sua missão, fins objetivos, diretrizes, regras e regulamentos, assim como sua hierarquia organizacional. Desenvolveu-se um relacionamento altamente centralizado de autoridade e responsabilidade. Entretanto o conflito entre a autoridade centralizada e descentralizada continua até hoje. Este ponto é um dos principais fatores de diferenciação das seitas cristãs; além do grau de imposição de diretrizes, procedimentos, doutrinas, regras e regulamentos.

A influência da Ética protestante (do trabalho)

Vários ministros protestantes, liderados por Martinho Lutero (Alemanha) e João Calvino (Inglaterra), começaram a desafiar algumas doutrinas católicas. Embora eles não fossem capitalistas, seus ensinamentos levaram a mudanças radicais – até no mundo dos negócios. Lutero e Calvino desenvolveram a crença de que “Deus ajuda a quem se ajuda”, o que passou a ser chamado de Ética Protestante ou Ética do Trabalho.

Max Weber, sociólogo, mais tarde afirma que a Ética Protestante teve grande impacto no desenvolvimento do capitalismo, pois liberou as pessoas do estigma de fazer negócios e de lidar com o comercio. Inúmeros corolários apareceram, apoiando a Ética Protestante, com, por exemplo: “Perda de tempo é um pecado mortal” e “Quem não quiser trabalhar, também não deve comer”.

A influência da Organização Militar

A organização militar influenciou o aparecimento das teorias da Administração. A organização linear. O princípio da unidade de comando. A Escala hierárquica. Como o crescimento das guerras, cresceu a necessidade de se delegar autoridade ara os níveis mais baixos da organização militar. Outra contribuição foi o princípio de direção, que preceitua que todo soldado deve saber perfeitamente o que se espera dele e aquilo que ele deve fazer. O general prussiano Karl von Clausewitz, é considerado o pai do pensamento estratégico. Clausewitz considerava a disciplina um requisito básico para uma boa organização. Para ele, a organização requer um cuidadoso planejamento, no qual as decisões devem ser científicas e não apenas intuitivas. O administrador deve aceitar a incerteza e planejar de maneira a minimizar seus efeitos.

A influência da Primeira Revolução Industrial

Com a invenção da máquina a vapor por James Watt (1736-1819) e sua aplicação à produção, surgiu uma nova concepção de trabalho que modificou completamente a estrutura social e comercial da época, provocando profundas e rápidas mudanças de ordem econômica, política e social que, em um lapso de um século, foram maiores do que as mudanças, ocorridas em todo o milênio anterior.

Foram 4 fases até alcançar o século XIX e acelerar com ímpeto.

1ª fase: Mecanização da indústria e da agricultura, em fins do século XVIII, com a máquina de fiar (Hargreaves – Inglaterra/1767), do tear hidráulico (Arkwright – Inglaterra/1769), do tear mecânico (Cartwright – Inglaterra/1785) e do descaroçador de algodão (Whitney – Inglaterra/1792). O descaroçador de algodão trabalhava mil libras de algodão, enquanto, no mesmo tempo, um escravo conseguia trabalhar apenas cinco libras.

2ª fase: Aplicação da força motriz a indústria. Com a aplicação do vapor às máquinas, iniciam-se grandes transformações nas oficinas (que se converteram em fábricas), nos transportes, nas comunicações e na agricultura.

3ª fase: O desenvolvimento do sistema fabril. Fábricas e usinas baseadas na divisão do trabalho. A migração de grandes massas das áreas agrícolas para as proximidades das fábricas. Urbanização.

4ª fase: Um espetacular aceleramento dos transportes e das comunicações. Navegação a vapor (1807). A locomotiva a vapor foi aperfeiçoada por Stephenson, surgindo a primeira estrada de ferro na Inglaterra (1825) e logo depois nos EUA (1829) e no Japão (1832). Graham Bell inventa o telefone (1876).

A influência da Segunda Revolução Industrial

Foi provocada por três fatos importantes: O aparecimento do processo de fabricação do Aço (1856); o aperfeiçoamento do dínamo (1873) e a invenção do motor a combustão interna (1873).

As características da 2ª. Revolução Industrial são as seguintes:

1.   Substituição do ferro pelo aço como material industrial básico.

2.   Substituição do vapor pela eletricidade e derivados do petróleo como fontes de energia.

3.   Desenvolvimento da maquinaria automática e da especialização do trabalho.

4.   Crescente domínio da indústria pela ciência.

5.   Transformações radicais nos transportes e nas comunicações.

6.   Desenvolvimento de novas formas de organização capitalista.

7.   Expansão da industrialização desde a Europa até o Extremo Oriente.

a.   Transferência da habilidade do artesão para a máquina.

b.   Substituição da força do animal ou do músculo humano pela potencial da máquina a vapor e depois pelo motor elétrico, permitindo maior produção e economia.

·        A organização e a empresa moderna nasceram graças a vários fatores, como:

1.   A ruptura das estruturas corporativas da Idade Média.

2.   O avanço tecnológico e a aplicação dos progressos científicos à produção, a descoberta de novas formas de energias e a enorme ampliação de mercados.

3.   A substituição do tipo artesanal por um tipo industrial de produção.

A influência dos Economistas Liberais:

As ideias básicas dos economistas clássicos liberais constituem os germes iniciais do pensamento administrativo de nossos dias. O novo sistema era baseado no conceito econômico francês da livre empresa. Adam Smith, um professor escocês de filosofia moral – e o primeiro economista do mundo – usou essa expressão em seu livro: “A Riqueza das Nações”, para enfatizar que o governo não deveria interferir no comércio. Ele achava que se os empresários tivessem liberdade de procurar seu próprio interesse, seriam guiados por uma “mão invisível” que os faria agir “no interesse da sociedade total”.  Smith reforçou a importância do planejamento e da organização dentro das funções da Administração. A partir da metade do século XIX, o liberalismo econômico começou a perder sua influência, enfraquecendo na medida em que o capitalismo se agigantou com o despontar dos Dupont, Rockefeller, Morgan, Krupp, etc.

O novo capitalismo se inicia com a produção em larga escala de grandes concentrações de maquinaria e de mão de obra, criando situações problemáticas de organização de trabalho, de concorrência econômica, de padrão de vida, etc.

Karl Marx com o conceito de “Mais valia” exerceu enorme influência tanto por sua obra como por sua intensa militância política. O Socialismo e o sindicalismo obrigaram o capitalismo no início do século XX a enveredar pelo caminho do aperfeiçoamento de todos os fatores de produção envolvidos e sua adequada remuneração. Dentro dessa situação, surgem os primeiros esforços nas empresas capitalistas para a implantação de métodos e processos de racionalização do trabalho, cujo estudo metódico e exposição teórica coincidiram com o início do século XX.

A influência dos Pioneiros e Empreendedores:

O início do século XIX nos EUA os maiores negócios empresariais foram as estradas de ferro. Antes de 1850, poucas empresas tinham uma estrutura administrativa que exigisse os serviços de um administrador em tempo integral, pois, em geral, as empresas industriais eram pequenas e familiares. Ex: O presidente era o tesoureiro, o comprador ou o vendedor e atendia aos agentes comissionados. Se o negócio crescia, os agentes se tornavam sócios da firma, integrando produção e distribuição. Em 1871, a Inglaterra era a maior potencia econômica mundial. Em 1865, John D. Rockefeller fundou a Standard Oil, Carnegie funda o truste de aço, ultrapassando rapidamente a produção de toda a Inglaterra. Swift e Armour formam o truste das conservas. Guggenheim do cobre e Melo, o truste do alumínio. Logo a seguir, teve o início a integração vertical nas empresas. Os “criadores de impérios” passaram a comprar e a integrar concorrentes, fornecedores ou distribuidores para garantir seus interesses.

Na época de 1880, a Westinghouse e a General Eletric dominaval o ramo de bens duráveis e criaram organizações próprias de vendas com vendedores treinados, dando início ao que hoje denominamos “marketing”. Ambas assumiram a organização do tipo funcional que seria adotada pela maioria das empresas americanas, a saber:

1.   Um Deptº de Produção para cuidar da manufatura de fábricas isoladas;

2.   Um Deptº de Vendas para administrar um sistema nacional de escritórios distritais;

3.   Um Deptº Financeiro.

Por volta de 1889, o capital da Westinghouse Electric e da General Electric já ultrapassava a marca dos 40 milhões de dólares em cada uma delas. (O Brasil ainda se livrando da Monarquia e da influência portuguesa para proclamar a República). Os grandes capitães de indústrias – como Rockefeller, Westinghouse Daimler e Bens, Henry Ford e outros – não tinham condições de sistematizar seus vastos negócios com eficiência, pois eram empreendedores e não organizadores. A organização era um desafio em fase da magnitude dos recursos que conseguiram reunir.

 Estava chegando à era da competição e da concorrência como decorrência de fatores como:

1.   Desenvolvimento tecnológico, que proporcionou um crescente número de empresas e nações concorrendo nos mercados mundiais;

2.   Livre comércio;

3.   Mudança dos mercados vendedores para mercados compradores;

4.   Aumento da capacidade de investimento de capital e elevação dos níveis de ponto de equilíbrio;

5.   Rapidez do ritmo de mudança tecnológica que rapidamente torna obsoleto um produto ou reduz drasticamente seus custos de produção.

Estes fatores propiciaram uma busca de bases científicas para a melhoria da prática empresarial e pra o surgimento da teoria administrativa.

Fonte e Sítios Consultados

http://www.novosolhos.com.br

Ciclo PDCA

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É fácil encontrar no universo corporativo vários nomes, conceitos e teorias incomuns daqueles utilizados no nosso dia a dia, afinal, nesse ambiente competitivo é preciso perseguir a excelência e sempre buscar por meios que possam aperfeiçoar os processos e possibilitar uma redução nos custos, ampliar lucros e aumentar a satisfação dos clientes.

Seguindo neste contexto, vemos o planejamento estratégico como uma obrigação, e para executá-lo com eficácia e de forma contínua, os gestores podem utilizar uma metodologia conhecida como ciclo PDCA - Mas o que é o ciclo PDCA? Como funciona e para o que especificamente ele serve?

Conhecendo o Ciclo PDCA

O ciclo PDCA foi criado na década de 20 por Walter Andrew Shewart, um físico norte-americano conhecido por ser pioneiro no controle estatístico de qualidade – a intensão é facilitar a tomada de decisões e o alcance de metas.

Porém, sabe-se que na década de 50 esse método foi popularizado no mundo todo por outro americano, o professor William Edwards Deming, conhecido como guru do gerenciamento de qualidade e reconhecido por sua importância para a melhoria dos processos produtivos nos EUA durante a segunda guerra e também por seu trabalho de consultoria com executivos japoneses.

O ciclo PDCA recebeu esse nome (inglês) juntando as etapas que o compõem:

·         P: do verbo “Plan”, ou planejar.

·         D: do verbo “Do”, fazer ou executar.

·         C: do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar.

·         A: do verbo “Action”, agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.

Essa metodologia PDCA pretende melhorar o nível de gestão através do controle eficiente de processos e atividades internas e externas – isso quer dizer, com a padronização das informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisões importantes. Um fator importante é que uma vez implantado, o ciclo PDCA deve tornar-se uma constante dentro da empresa, um verdadeiro círculo virtuoso objetivando sempre a melhoria contínua.

Breve explicação sobre cada um dos seus quatro estágios:

Planejamento: Um projeto bem elaborado é primordial para o ciclo PDCA, pois impede falhas futuras e gera um enorme ganho de tempo. Paute o planejamento de acordo com a missão, visão e os valores da empresa, estabelecendo metas e objetivos e definindo o melhor caminho para atingi-los.

Execução: Após fazer um planejamento cuidadoso, coloque-o em prática e à risca, ou seja, procure não queimar etapas tampouco improvisar, para não comprometer todo o ciclo PDCA. A fase da execução é subdividida em outras três etapas: treinamento de todos os funcionários e gestores envolvidos no projeto, seguido da realização propriamente dita e da “colheita” de dados para uma posterior avaliação.

Checagem: É o estágio do ciclo PDCA onde são identificadas possíveis brechas no projeto. As metas alcançadas e resultados obtidos são mensurados através dos dados coletados e do mapeamento de processos ao final da execução. A checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: paralelamente à execução, de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito, e ao final dela, para uma análise estatística mais abrangente que permita os ajustes e acertos necessários.

Ação: A “última” etapa, na qual são aplicadas ações corretivas de modo a estar sempre e continuamente aperfeiçoando o projeto. É simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apuração do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e parâmetros.

Utilizando o Ciclo PDCA:

Vamos saber como é feito o processo do ciclo PDCA para solucionar pequenos problemas no nosso cotidiano, sabendo que ele visa solucionar qualquer problema de forma organizada e mais eficiente possível.  Quais são as soluções, como elas serão implantadas, quem supervisionará; estas e outras muitas questões que serão respondidas ao longo da aplicação da ferramenta.

Estudo de caso: ‘café in the morning’.

 Neste estudo em questão precisamos solucionar o problema de como levar um bolo gelado para o encontro das manhãs, por diversos fatores.

Vamos utilizar o ciclo PDCA para solucionar algumas questões em pauta, onde é preciso seguir alguns passos simples que exigem disciplina, como todas as outras ferramentas da qualidade, está também visa uma maior organização, ordenação, qualidade na solução, eficiência, entre outros ideais.

 Antes, porém vamos relembrar as etapas do ciclo PDCA:

·  PLAN - Planejar a execução do estudo de caso, utilizando técnicas como o brainstorming para identificar os problemas em questão e observar toda a sistêmica que origina o problema. Analisar as causas principais do problema, todo o seu efeito contra a realização do estudo de caso com sucesso e organizar as ideias para evitar tais obstáculos. Elaborar um plano de ação, definir como agir e quando aplicá-lo. Sempre definir quais as pessoas encarregadas na sua aplicação.

·  DO - Executar o plano de ação elaborado seguindo todas as etapas disciplinadamente.

· CHECK - Verificar a efetividade da ação. Acompanhar todo o procedimento com relatórios e documentos gráficos para facilitar a instrução da equipe.

· ACTION - Padronizar todas as etapas para que se tornem funções frequentes e rotineiras no cotidiano da equipe. Concluir e revisar todas as ações, seguindo a ideia de que sempre novas necessidades aparecem, o que pode influenciar a adaptações no projeto.

           

                                       Iniciamos: Estudo de caso: ‘café in the morning’ 

Organizar o brainstorming (PLAN) - é importante saber que neste estudo de caso: ‘café in the morning’ existem alguns problemas que dificultam aos seus integrantes de levarem bolo gelado ao encontro – se utilizarmos um brainstorming, isso pode ajudar a encontrar ideias necessárias e viáveis para a solução dessa questão. Em um brainstorming ocorrem rotinas como em uma reunião, onde o grupo terá uma descarga de ideias em debate, e cabe ao grupo avaliar a necessidade da implantação da ideia e a viabilidade da mesma. O brainstorming é uma prática rápida e dispensa formalidades. O intuito é que todos os envolvidos citem ideias rápidas que parecem ser convenientes à solução do problema. A citação das ideias e a avaliação das mesmas são etapas separadas, portanto, no momento da citação as opiniões elas serão ilimitadas. Durante essa descarga conseguimos focar o problema real, que terá de ser combatido, e suas soluções plausíveis e viáveis. Neste estudo de caso concluiu-se que as diversidades que o grupo enfrenta: como o tempo gasto para chegar ao encontro, o transporte utilizado e o calor que se passará no dia do encontro. Algumas ideias foram delimitadas como plausíveis e viáveis; como escolher pessoas que moram perto do local do encontro, pois essas pessoas gastam menos tempo para chegar ao encontro; escolher pessoas que utilizam meios de transporte mais favoráveis para a locomoção do bolo gelado com cuidados maiores cuidados contra o calor; e usar ingredientes que conservam mais o bolo.

Analisar as causas principais (PLAN) - após encontrar o problema real e as soluções a serem tomadas, é necessário analisar todas as causas principais dos problemas e seus efeitos contra a resolução projeto. Toda essa etapa se faz necessário para a tradução das soluções para as resoluções que a equipe precisará realizar. Os problemas mais relevantes são as distâncias que cada integrante do grupo mora em relação ao local de encontro. Este problema causaria dificuldade na locomoção do bolo gelado e gastaria muito tempo para chegar ao encontro, o que deixaria o bolo exposto a alta temperatura ambiente. Sendo assim, uniremos o grupo e pesquisaremos as pessoas que moram mais perto e que se dispõe a trazer o bolo com cuidados contra o calor. Foi pauta também a seguinte tese, alguns ingredientes em bolos gelados suportariam mais o calor do que outros. Exemplo: bolo com sorvete e chantili dificilmente aguentariam o mínimo de tempo fora da geladeira, logo, melhor seria utilizar outros ingredientes que apresentem melhor resistência à temperatura ambiente. Por último, se faz necessário apenas estipular os cuidados devidos no momento da locomoção do bolo gelado. Exemplo: separar uma bolsa térmica para manter uma temperatura agradável ao bolo e outras técnicas de isolamento térmico.

Plano de ação: o quê, como, quando e quem irá fazer? (PLAN) - com o planejamento em mãos, é dada a hora de definir os responsáveis para executar e acompanhar todo o procedimento do estudo de caso. É importante também definir como será aplicada resolução e quem irá fazer. Toda a prática será definida em um prazo de tempo. No grupo do trabalho, a Ana mora mais próxima do local de encontro, por isso ela ficará encarregada de levar o bolo para o nosso ‘café in the morning’. O bolo será feito em grupo e terá cuidado especial na escolha dos ingredientes. Seguindo instruções, utilizaremos ingredientes que fortaleçam mais o bolo, resistindo à adversidade térmica. Com o bolo pronto 2 dias de antecedência ao encontro, manteremos na geladeira e levaremos ao encontro com o auxílio de isolamento térmico. O bolo ficará fora da geladeira no máximo 10 minutos, durante a locomoção até o encontro e ele será mantido dentro de um isopor.

 Executar o plano de ação (DO) - Toda a execução da resolução deverá ser acompanhada para a conferência de sua eficácia. As etapas devem ser seguidas com disciplina para que a conclusão tenha sucesso. Todas as etapas foram demarcadas em um histórico e seguidas passo a passo com checagem constante. O bolo foi programado para estar pronto 2 dias antes do encontro. Esse tempo foi estipulado por prevenção, contra possíveis erros. Todas as etapas são acompanhadas por checagem com histórico para garantir a resolução conforme debatido.

Verificação (CHECK) - Todas as verificações foram realizadas através de um histórico montado pelas etapas que iremos realizar e por dados colhidos de pessoas com mais experiência no ramo. Foram feitas perguntas para pessoas que fazem bolos gelados, que nos informaram com relação ao tempo gasto, ingredientes favoráveis com relação à resistência térmica, entre outras informações relevantes. O acompanhamento é feito passo a passo, e geralmente preenchido por reuniões curtas, semelhantes ao brainstorming realizado no inicio do projeto. Dessa forma, se fosse necessário, poderíamos impor novas mudanças e debateríamos como implantar. Como nesse ou em outros projetos, percebemos como as soluções variam, assim como as necessidades. Pode acontecer de um projeto onde o cliente inicia com uma exigência, que se altera no meio da resolução. Com a checagem constante, nos permitimos ser mais flexíveis às novas tomadas de decisão.

Padronização (ACTION) - Após garantir a eficácia no projeto, toda a resolução será padronizada para novos projetos seguintes. Serviria como um modelo para novas requisições. Caso nossa metodologia tenha alcançado o sucesso, será exemplo para novos encontros que necessitam de bolo gelado em que os integrantes do encontro sofram do mesmo problema. Em nosso projeto ‘café in the morning’ fica mais complicado enxergar tal explicação, mas em empresas onde o ciclo PDCA foi utilizado para aperfeiçoar os processos individuais que são realizados inúmeras vezes ao dia, é muito relevante padronizar um modelo de exemplo para a resolução.

Revisão (ACTION) - Finalmente padronizado, ainda faz-se necessário uma última revisão para a conclusão do projeto. Fugindo do nosso projeto ‘cafe in the morning’ e voltando ao processo de uma empresa que o realiza inúmeras vezes ao dia, tal processo pode ter uma nova necessidade, um novo problema pode surgir, então é necessário um novo brainstorming, e readapta-lo às novas questões que surgiram. As revisões fazem parte do ciclo já que constantemente acontece uma nova funcionalidade, um novo problema a ser resolvido e outras tantas ocasiões que exigem nova formatação.

Fonte e Sítios Consultados

http://www.venki.com.br/blog/o-que-e-ciclo-pdca/